Der elektronische Rechtsverkehr und das Digitale Amt setzen neben den Anwendungen der Bundesnotarkammer, die zentral in deren Rechenzentren betrieben werden, eine moderne IT-Infrastruktur aus Hard- und Software in den Notarbüros voraus.

Diese muss die Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit der zunehmend elektronischen Daten sicherstellen, aber selbstverständlich auch benutzerfreundliche und effiziente Abläufe für die tägliche Arbeit ermöglichen.

Ein wesentlicher Bestandteil für die Nutzung der zentralen Anwendungen der Bundesnotarkammer ist der Zugang zum Notarnetz über die Notarnetzbox sowie die Basisanwendung XNP mit dem besonderen elektronischen Notarpostfach (beN), die lokal im Notarbüro betrieben werden. Die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien des Notarnetzes sind hierbei unabdingbar. Daneben kommt in vielen Notarbüros neben Standard-Bürosoftware auch Notarfachsoftware für die Vorbereitung und Abwicklung der notariellen Beurkundungsvorgänge zum Einsatz.

Die Auswahl, Beschaffung und zu gegebener Zeit Erneuerung der erforderlichen Hard- und Softwarekomponenten, deren Installation und Wartung aber auch die Behebung von Störungs- und Ausfallsituationen kann häufig nicht alleine durch die notariellen Amtsträger und deren fachliche Mitarbeitenden geleistet werden, sondern erfordert Systembetreuer als fachkundige IT-Spezialisten. Dies gilt bspw. für Fragen, wie die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien des Notarnetzes gewährleistet wird, aber auch für sicherheitstechnische Fragen, die darüber hinausgehen, wie etwa die lokale Situation.

Bei der Auswahl von Dienstleistern ist neben der unbedingt vorausgesetzten Kompetenz für die betreffenden Aufgabenbereiche ein gutes Vertrauensverhältnis und eine möglichst unkomplizierte Zusammenarbeit wichtig. Bereits in der Angebotsphase sollte man beiderseitig darauf achten, wie die Kommunikation läuft und "ob die Chemie stimmt". Dabei muss die Zusammenarbeit auch zwischen den Dienstleistern funktionieren.

• Für Hardware-nahe Dienstleistungen ist Ortsnähe zweckmäßig, damit ein Techniker ggf. auch bei kleineren Problemen schnell und unkompliziert helfen kann.
• Fernwartung ist sehr praktisch, ist aber auch sicherheitskritisch und muss daher entsprechend sorgfältig und unter Beachtung der Sicherheitsrichtlinien gestaltet werden - sowohl die zugrunde liegende Technik als auch die Nutzung auf beiden Seiten sind zu beachten (Servicetechniker und Mitarbeiter im Notarbüro).
• Koordination und Regelung der Zuständigkeiten und Zusammenarbeit der Dienstleister im Vorfeld, damit es im Ernstfall reibungslos funktioniert (u.a. Systembetreuer des IT-Systems im Notarbüro, Notarfachsoftwarehaus, Telefonie, Internet-Provider, Bundesnotarkammer, ..).

Typische Aufgaben von Systembetreuern sind:

• Sorgfältige Planung und gemeinsame Beratung zu den Anforderungen und zu Lösungsalternativen im Vorfeld und vor Erneuerung zum Ende des Lebenszyklus eines IT-Systems oder relevanter Komponenten.
• Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme der Lösungen sowie Schulung der Nutzer darauf.
• Regelmäßige Wartung und die Aktualisierung von Komponenten sowie Software-Updates.
• Entstörungsservice (ggf. Express-Service für kritische Komponenten) und der Support bei diversen auftretenden Fragen und Problemen. Für sicherheitskritische Bereiche ist eine laufende Überwachung vorzusehen.
• Ein praxisnahes Backup Konzept, um im Bedarfsfall auf einen sicheren Stand zurückgreifen zu können.
• Eine zweckmäßige Dokumentation über alle Phasen hinweg, auch über vorgenommene Änderungen um den Zustand des Systems transparent und auch für Dritte nachvollziehbar zu halten, um im Bedarfsfall eine problemlose Entstörung, Wartung und Erweiterung des Systems zu ermöglichen.
• Ein seriöser Dienstleister überzeugt durch seine Leistung und erzeugt die  Kundenbindung nicht durch Intransparenz, schlechte Dokumentation oder schwierige Migration von nicht Markt-Standards entsprechender Technik.
• Selbstverständlich muss das Dienstleistungs-Unternehmen entsprechend professionell aufgestellt sein. Neben wirtschaftlichen Aspekten sind gut ausgebildete sowie sorgfältig und sicherheitsbewusst agierende Mitarbeiter wichtig. Ein guter Hinweis können Zertifizierungen sein.