beN
Gemäß § 78n Abs. 1 und 4 BNotO richtet die Bundesnotarkammer für Notarinnen und Notare sowie Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein. Der Nachrichtenverkehr über das beN stellt einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 130a Abs. 4 Nr. 2 Alt. 2 der Zivilprozessordnung (ZPO) dar. Es dient der zuverlässigen und sicheren Kommunikation im elektronischen Rechtsverkehr unter Verwendung der EGVP-Infrastruktur. Über diese können Notarinnen und Notare insbesondere mit Gerichten kommunizieren. Gleichfalls die Möglichkeit der sicheren Kommunikation mit anderen Notarinnen und Notaren, Notarkammern und sonstigen Inhabern vergleichbarer Postfächer, wie etwa Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten sowie Behörden. Weitere Informationen zur EGVP-Infrastruktur finden Sie hier.
Die Aktivierung neu eingerichteter beNs sowie der Nachrichtenversand erfolgt über die von der Bundesnotarkammer kostenfrei angebotene Basisanwendung XNP, welche Sie hier beziehen können.
Sicherer Übermittlungsweg und elektronisches Empfangsbekenntnis
Die Kommunikation über das beN stellt wie dargestellt einen sicheren Übermittlungsweg nach § 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO dar und kann damit unter bestimmten Voraussetzungen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten an Gerichte verwendet werden, ohne dass es einer qualifizierten elektronischen Signatur bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Amtsperson persönlich mit ihrer Signaturkarte am Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. Für den elektronischen Rechtsverkehr in Handelsregister- und Grundbuchsachen ist es aber (bis auf wenige Ausnahmen) erforderlich, dass Dokumente in elektronisch beglaubigter Form eingereicht werden, also versehen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Amtsperson (§ 39a BeurkG).
Gerichte können ferner an Notarinnen und Notare über das beN Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO). Das beN enthält eine Funktion zur Rücksendung des elektronischen Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form.
Amtstätigkeitsgebundene Postfächer
Maßgeblich für die Einrichtung eines beN ist die im Notarverzeichnis eingetragene Amtstätigkeit. Bei gleichzeitiger Ausübung mehrerer Amtstätigkeiten, beispielsweise wenn eine Notarin neben ihrer eigenen Amtstätigkeit zur Notariatsverwalterin bestellt ist, wird je Amtstätigkeit ein beN eingerichtet. Die Einrichtung des Postfachs erfolgt im Anschluss an die Eintragung einer Amtstätigkeit im Notarverzeichnis durch die örtlich zuständige Landesnotarkammer. Die Aktivierung ist ab dem Zeitpunkt des Beginns der Amtstätigkeit möglich.
Sicherheit des elektronischen Notarpostfachs
Nach § 78n Abs. 2 Satz 1 BNotO muss die Bundesnotarkammer sicherstellen, dass der Zugang zum beN nur durch ein sicheres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich ist (sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung).
Das erste Sicherungsmittel stellt die Einwahl über das Notarnetz dar. Diese ist nur mit einer Register- oder Notarnetzbox möglich. Das beN ist dadurch nur Personen zugänglich, die über die für den Notarnetzzugriff notwendige Hardware verfügen (Besitzelement).
Das zweite Sicherungsmittel besteht in der Eingabe der Zugangsdaten, die die Bundesnotarkammer zu Beginn der Amtstätigkeit der jeweiligen Amtsperson zugewiesen und postalisch in einem Kennungsschreiben mitgeteilt hat (Wissenselement).
Onlinehilfe und Support
Über die Onlinehilfe „onlinehilfe.bnotk.de“ stehen Anleitungen zur Inbetriebnahme des beN bereit. Häufige Fragen an den beN-Support finden Sie zudem im FAQ-Bereich der Onlinehilfe. Dieser wird fortlaufend aktualisiert. Bei weiteren Fragen können Sie sich an beN(at)bnotk.de oder den telefonischen Support unter 0800 35 50 300 wenden.