Grundlage für die Erstellung elektronisch-beglaubigter Ablichtungen notarieller Urkunden sind die §§ 39a, 42 Abs. 4 BeurkG sowie §§ 15 Abs. 3, 33 BNotO. Gemäß § 15 Abs. 3 BNotO erstreckt sich der Urkundsgewährungsanspruch auch auf elektronische Vermerkurkunden nach § 39a BeurkG.

Der Aufbau der elektronischen notariellen Urkunde ist in § 39a BeurkG geregelt. Naturgemäß ergeben sich hier aufgrund des anders gearteten Trägermediums Unterschiede zur Urkunde in papiergebundener Form. Da bei der elektronischen Urkunde aus technischen Gründen weder die Unterschrift noch das Siegel die Urheberschaft der Urkunde dokumentieren können, hat der Gesetzgeber an die Stelle der eigenhändigen Unterschrift und des Siegels funktionsgleiche elektronische Äquivalente gesetzt. Diese sind in § 39a BeurkG geregelt.

a) Qualifizierte elektronische Signatur als Äquivalent der Unterschrift
Gemäß § 39a Abs.1 Satz 2 BeurkG muss die elektronische Datei eine qualifizierte elektronische Signatur tragen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist das Äquivalent der eigenhändigen Unterschrift. Dies ergibt sich aus der Funktion der qualifizierten elektronischen Signatur. Bei dieser wird in einem Zertifizierungsverfahren ein Signaturschlüssel nachweislich einer bestimmten Person durch den qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (bpsw. die Zertifizierungsstelle der BNotK) zugewiesen und auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (Signaturkarte) gespeichert. Durch Eingabe der zugehörigen PIN in das Kartenlesegerät kann die qualifizierte elektronische Signatur (die elektronische Unterschrift) erzeugt werden. Der Gesetzgeber hat in §§ 126 Abs. 3, 126a BGB die Funktionsäquivalenz von eigenhändiger Unterschrift und qualifizierter elektronischer Signatur anerkannt.

Die Technik der qualifizierten elektronischen Signatur eignet sich für die Erzeugung elektronischer notarieller Urkunden, da sie einerseits auf einem sehr hohen Sicherheitsniveau den Nachweis von Veränderungen eines signierten Dokuments ermöglicht und andererseits eine rechtssichere Zuordnung eines Zertifikats zu einer bestimmten Person sichergestellt ist. Der Nachweis von Veränderungen ist möglich, da von der zu signierenden Datei ein unverwechselbarer Datenfingerabdruck (sog. Hash-Wert) generiert wird, der mit einem nur dem Zertifikatsinhaber bekannten sog. privaten Schlüssel (private key) verschlüsselt wird. Die Entschlüsselung erfolgt durch einen für jedermann im Verzeichnisdienst des Vertrauensdiensteanbieters abrufbaren öffentlichen Schlüssel (public key). Dieser Schlüssel korrespondiert mathematisch mit dem vom Signierenden benutzten privaten Schlüssel. Durch die bei Erstellung des Schlüsselpaares verwendete mathematische Funktion wird gewährleistet, dass man den privaten Schlüssel auch dann nicht berechnen kann, wenn man im Besitz des öffentlichen Schlüssels ist. Um diese Nichterrechenbarkeit auch dauerhaft sicherzustellen, wird das Zertifikat nach von der Bundesnetzagentur festgelegten Zeiträumen automatisch gesperrt. Daher ist der regelmäßige Erwerb neuer, technisch verbesserter Signaturkarten in den vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) festgelegten Abständen erforderlich. Die rechtssichere Zuordnung des Schlüssels zu einer bestimmten Person geschieht dadurch, dass ein vertrauenswürdiger Dritter bei Erteilung des Zertifikats die Identität des Antragstellers feststellen muss.

b) Notarattribut als elektronisches Äquivalent des Siegels
Gemäß § 39a Abs. 2 BeurkG ist notwendiger Bestandteil eines einfachen elektronischen Zeugnisses des Notars ein Nachweis der Notareigenschaft. Zweck dieser Regelung ist es, vergleichbar zum Siegel sicherzustellen sowie dauerhaft nachprüfen zu können, dass die Urkunde von einem Notar stammt und somit hoheitlichen Charakter aufweist. Dieser erforderliche Nachweis der Notareigenschaft unterscheidet die notarielle elektronische Urkunde gerade von anderen privaten Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind.

Gemäß § 33 Abs. 1 Satz 3 BNotO muss das qualifizierte Zertifikat des Notars mit einem Attribut versehen sein, welches den Inhaber als Notar ausweist und daneben den Amtssitz des Notars sowie das Land und die Notarkammer enthält, in deren Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat. Der Nachweis der Notareigenschaft über ein Attribut erfolgt nach Art. 28 Abs. 3 eIDAS-VO bzw. § 12 VDG. Etwas anderes gilt für Notarvertreter. So wird bei der elektronischen notariellen Urkunde des Notarvertreters gewöhnlich über eine elektronisch beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde geführt.

Bei der Erstellung elektronischer notarieller Urkunden muss die Signatur vom Notar höchstpersönlich erzeugt werden. Andernfalls ist die Urkunde unwirksam. Die Bundesnotarkammer hat hierzu die Rechtslage in einer Mitteilung in der DNotZ 2008, 161 zusammenfassend dargestellt.

Für die elektronische notarielle Urkunde nach § 39a BeurkG gelten grundsätzlich dieselben rechtlichen Regeln wie für die papiergebundene Vermerkurkunde. § 39a BeurkG macht aufgrund des anders gearteten Mediums nur nähere Vorgaben zur Ausgestaltung der elektronischen Urkunde. Hinsichtlich der Frage des Inhaltes der vom Notar zu erstellenden Urkunde sind die Generalnorm des § 39 BeurkG und § 39a BeurkG jedoch deckungsgleich. Grundsätzlich kann daher jede Vermerkurkunde, die bislang in papiergebundener Form erzeugt wurde, auch in elektronischer Form dargestellt werden. Konsequenz daraus ist, dass die weiteren Vorschriften der §§ 39 ff. BeurkG, die nähere Vorgaben zum Inhalt der Vermerkurkunde machen, auch auf die elektronische Urkunde Anwendung finden müssen, sofern sie nicht – wie bei der Unterschriftsbeglaubigung (§ 40 BeurkG) – zwingend eine papiergebundene Form voraussetzen.