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12.04.16 | Newsletter


Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

mit diesem Newsletter möchten wir zunächst ein Thema aufgreifen, über das in der Fachpresse zuletzt vielfach kritisch berichtet wurde. Im Mittelpunkt der Kritik steht die neue Version des Betriebssystems von Windows (Windows 10), die eine erheblich ausgeweitete Nutzung von Daten durch Microsoft zum Optimieren eigener Systeme ermöglicht. Dadurch könnten auch auf dem Server eines Notariats befindliche Informationen betroffen sein.

Des Weiteren möchten wir Sie auf den eröffneten elektronischen Grundbuchverkehr in Rheinland-Pfalz sowie auf den aktuellen Stand dieses Prozesses in Schleswig-Holstein hinweisen.

Die Mobilität in der Berufswelt gewinnt zunehmend auch für den Notarberuf an Bedeutung. Die Gewährleistung sicheren mobilen Arbeitens mit technischen Hilfsmitteln ist eine der Aufgaben der NotarNet GmbH, die Ihnen die entsprechenden Produkte bieten möchte, damit Sie bequem von unterwegs arbeiten können.

Schließlich berichten wir in diesem Newsletter über den aktuellen Stand der Projekte, die von der NotarNet GmbH aktuell umgesetzt werden. Die sichere Beteiligtenkommunikation hat vor dem Hintergrund der notariellen Verschwiegenheitspflicht einen hohen Stellenwert. Dies soll das besondere elektronische Notarpostfach (beN) sicherstellen, das eine verschlüsselte Kommunikation zwischen dem Notar und den Beteiligten ermöglicht. Das System der sicheren Beteiligtenkommunikation befindet sich seit kurzem in der Pilotierungsphase. Auch für das elektronische Notaranderkonto (ENA), über das wir in der Vergangenheit berichtet haben, wird die Testphase fortgesetzt, wobei demnächst weitere Notare in das Pilotverfahren einbezogen werden sollen. Noch in der Frühphase befindet sich hingegen die Neuentwicklung des Programms XNotar 4. Dieses soll einerseits das in seiner Technologie veraltete System XNotar 3.X ablösen und anderseits mit Blick in die Zukunft die notwendige Infrastruktur für die Bedienung einzelner Systeme, wie z.B. der zentralen Register, sowie des künftigen Urkundenarchivs darstellen.

Wir wünschen eine spannende Lektüre und verbleiben mit freundlichen Grüßen



Walter Büttner                                                                Dr. Vladimir Primaczenko

Inhalt

Windows 10 Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Rheinland-Pfalz Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein beN sichere Beteiligtenkommunikation Notarnetz-Mobil für Smartphone und mobile Arbeitsplätze Neuentwicklung von XNotar System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) – Fortführung des Pilotbetriebs

Windows 10

Das neue Microsoft Betriebssystem Windows 10 speichert in bisher nicht da gewesenem Maße Nutzungs-, Bewegungs- und Inhaltsdaten auf dem Rechner und in der Microsoft-Cloud1. Anwendungen des Nutzers können diese Daten verwenden und Microsoft verwendet diese angeblich, um das System zu optimieren. Eine vollständige Deaktivierung von Datenübermittlungen ist nach datenschutzrechtlichen Grundsätzen nur unübersichtlich und mit sachkundiger Unterstützung oder tiefgehender Beschäftigung möglich. Das neue Betriebssystem befindet sich derzeit bereits im Rollout, es lässt sich als einfaches meist kostenfreies Update laden.

Wenn die Einstellungen nicht professionell vorgenommen wurden, kann der Benutzer nicht immer sicher ausschließen, dass personenbezogene Daten und/oder vertrauenswürdige Dokumente auf den Servern von Microsoft landen und dort ausgewertet werden2.

Derzeit beschäftigen sich sowohl universitäre Einrichtungen3; als auch professionelle IT-Serviceunternehmen mit den diversen Frage- und Problemstellungen zur Erreichung einer dem deutschen Datenschutzrecht gerecht werdenden Lösungen.

Es wird empfohlen, das das Notariat betreuende Fachunternehmen auf die Vertraulichkeitsproblematik des Betriebssystems Windows 10 explizit hinzuweisen. Auch beim Einsatz von Windows 10 gelten weiterhin die EDV-Empfehlungen der Bundesnotarkammer:

- Rundschreiben Nr. 41/1996 vom 30.10.1996: Sicherung der notariellen Verschwiegenheitspflicht bei EDV-Installation und -Wartung
- Rundschreiben Nr. 13/2004 vom 12.03.2004: Empfehlungen zur sicheren Nutzung des Internet
- Empfehlungen der Bundesnotarkammer vom Mai 2005: EDV-Empfehlungen für Notarinnen und Notare, Notarprüferinnen und Notarprüfer und Softwarehersteller im Hinblick auf eine dienstordnungsgerechte Führung der Bücher, Verzeichnisse und Übersichten im Notariat

______________________

1 Siehe zum Beispiel http://www.verbraucherzentrale.de/windows10; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
2 Hinweise zu Einstellungen des Betriebssystems siehe zum Beispiel unter http://www.heise.de/newsticker/meldung/Windows-10-Datensammelwut-beherrschen-2774941.html; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
3 Siehe zum Beispiel http://tu-dresden.de/die_tu_dresden/zentrale_einrichtungen/zih/publikationen/zih_info/zih_info_99#5; zuletzt abgerufen am 01.03.2016


Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Rheinland-Pfalz

Das Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz in Rheinland-Pfalz hat angekündigt, den elektronischen Rechtsverkehr in Grundbuchsachen zum 2. Mai 2016 zu eröffnen, und zwar zunächst nur an den Amtsgerichten in Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken.

Für alle Notarinnen und Notare gilt ab dem Eröffnungszeitpunkt, dass sie Dokumente an die Grundbuchämter Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken ausschließlich elektronisch übermitteln müssen. Eine Ausnahme gilt nur für Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A 3 aufweisen. Mit den Dokumenten sind zudem Fachdaten in strukturierter maschinenlesbarer Form im Format XML auf Basis des XJustiz-Standards zu übermitteln.

Die Übermittlung der Dokumente und strukturierten Daten erfolgt wie im Registerverfahren über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP“.

Die elektronischen Grundbuchanträge können wie bereits an Grundbuchämter in Baden-Württemberg, Sachsen und Schleswig-Holstein mit dem Grundbuchmodul von XNotar erfasst und übermittelt werden. Die Liste der in XNotar verfügbaren Grundbuchämter einschließlich Grundbuchbezirken und Gemarkungen wird zum 2. Mai 2016 um die Daten der Grundbuchämter Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken ergänzt. Diese Liste wird beim Start des Grundbuchmoduls sodann automatisch aktualisiert.

Das Grundbuchmodul in XNotar können Sie – falls nicht bereits geschehen – in der Maske Verwaltung -> Allgemein aktivieren.

Weitere Informationen zum Grundbuchmodul von XNotar finden Sie unter http://elrv.info/de/software/xnotar/XNotar_GB.php.

Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein

In Schleswig-Holstein wurde in den Jahren 2014 und 2015 beginnend mit dem Amtsgericht Kiel an mittlerweile zwölf Grundbuchämtern der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen eröffnet.

Das Ministerium für Justiz, Kultur und Europa des Landes Schleswig-Holstein hat zwischenzeitlich mitgeteilt, dass die ursprünglich für 2016 geplante Eröffnung an den restlichen zehn Standorten jedenfalls für das erste Halbjahr 2016 ausgesetzt wurde. Ein neuer Rolloutplan wird erarbeitet.

Da die Einreichung von Papieranträgen bei den Grundbuchämtern zu einer erheblichen Verlängerung der Bearbeitungszeiten führt, wurde um einen erneuten Hinweis gebeten, dass für alle Notarinnen und Notare eine Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Grundbuchanträgen an die Grundbuchämter Kiel, Eckernförde, Ahrensburg, Niebüll, Plön, Pinneberg, Eutin, Rendsburg, Neumünster, Husum, Norderstedt und Bad Segeberg besteht.

beN sichere Beteiligtenkommunikation

Der einfache und schnelle elektronische Austausch von Dokumenten ist in vielen Fällen für den Notar und Beteiligte von Vorteil. Dabei sind die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Sicherstellung der Identität von Absender und Empfänger entscheidende Kriterien. Eine einfach zu handhabende Lösung ist die beN Beteiligtenkommunikation der Notarnet GmbH.

Nach Erhalt der Zugangsdaten zur beN Beteiligtenkommunikation (beN steht für „besonderes elektronisches Notarpostfach“) können Sie sofort mit dem sicheren Austausch von Nachrichten und Dokumenten zwischen Ihnen und von Ihnen eingeladenen Beteiligten beginnen; und das ohne lokale Installation bei Ihnen oder den Empfängern Ihrer Nachrichten. Eingeladene Beteiligte erhalten von Ihnen mündlich oder automatisch per SMS das Kennwort und einen Link zum Aufruf der Anwendung per E-Mail. Über neue eingegangene Nachrichten wird der Beteiligte ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

Im Gegensatz zur traditionellen E-Mail werden die Nachrichten und Dokumente nicht nur transport-, sondern vor allem auch inhaltsverschlüsselt. Sie können ausschließlich vom Nachrichtenersteller und den ausgewählten Empfängern entschlüsselt und gelesen werden. Die Verschlüsselung erfolgt dabei bereits auf dem Computer des Nachrichtenerstellers und ist deshalb auf dem Weg zum Empfänger für niemanden einsehbar, nicht einmal für den Betreiber des Systems selbst (Ende-zu-Ende Verschlüsselung). Die maximale Dateigröße für eine zu übermittelnde Datei liegt derzeit bei 50 Megabyte, eine Nachricht kann mehrere Anhänge enthalten.

Empfänger- und Absenderadressen können anders als beim E-Mail-Verfahren nicht gefälscht werden, da sie unter anderem auch automatisch signiert werden. Es entfällt also auch die Problematik bei eingehenden Nachrichten zunehmend perfekt gefälschte, mit gefährlichem Schadcode behaftete E-Mails von tatsächlichen Mitteilungen der Beteiligten unterscheiden zu müssen.

Derzeit wird das System pilotiert. Interessenten können sich melden bei ben-pilot@bnotk.de. Geben Sie bitte an, wenn Sie nicht als Pilotnotar teilnehmen möchten. Während der laufenden Pilotierung können Sie die Anwendung kostenlos nutzen. Nach Abschluss der Pilotierung werden nach aktueller Planung pro Notar 19,00 € monatlich zuzüglich Umsatzsteuer berechnet. In der Grundausstattung sind 2 GB Speicherkontingent enthalten. Das Kontingent kann nach Bedarf erweitert werden (pro 1 GB Speichererweiterung 1,00 € monatlich zuzüglich USt.).

Notarnetz-Mobil für Smartphone und mobile Arbeitsplätze

Sie möchten sicher von zu Hause oder unterwegs auf das Internet, Ihre E-Mails, Termine, das Kanzleinetzwerk oder die zentralen Dienste im Notarnetz zugreifen?

Notarnetz Mobil bietet Ihnen gewohnt hohe Sicherheitsstandards für den Zugriff per Notebook, Tablet und Smartphone. Mit Notarnetz Mobil erhalten Sie einen Mobilzugang mit Internetschutz, den sicheren Zugang in ein mit Notarnetzbox angeschlossenes Kanzleinetzwerk und auf Wunsch einen Mobilfunk-Datentarif sowie ein passendes Tablet, Smartphone oder einen Stick für das Notebook.

Der Notarnetz-Mobilzugang setzt auf einem Mobilfunk-Datentarif auf. Derzeit gibt es Verbindungen vom Telekom- und Vodafone-Mobilfunknetz zum Notarnetz.  Passende Telekom-Geschäftskunden-Mobiltarife werden über die NotarNet GmbH bestellt – mit oder ohne Geräte. Bereits bestehende Telekom-Privat- oder Geschäftskundenverträge können Sie ohne Sperrfrist und Laufzeitverlängerung überführen lassen. Bei Mobilfunkverträgen mit anderen Anbietern, ist die Übernahme der Rufnummer möglich. Bei Vodafone ist ein Geschäftskundentarif erforderlich, der Vodafone Corporate Data Access unterstützt.

Bei Interesse schicken Sie uns bitte eine E-Mail an die Adresse kundenservice@notarnet.de.

Neuentwicklung von XNotar

Die Software XNotar in der Version 3.X wird in vielen Notariaten zur elektronischen Einreichung von Strukturdaten und elektronischen beglaubigten Urkunden zum Handelsregister und Grundbuchamt verwendet. Ein EGVP-Client zur Kommunikation mit den Gerichten ist integriert. Aktuell werden die dahinterliegenden Notarpostfächer auf einen Server der Bundesnotarkammer umgezogen („EGVP-Postfachmigration“). Außerdem wird für jeden Notar ein eindeutiges Postfach nach § 174 ZPO (i.d.F. ab 1.1.2018) eingerichtet, an das verbindlich Zustellungen an den Notar erfolgen können. Diese eindeutig adressierbare Empfangsfunktion ist Teil der Entwicklung des besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN).

XNotar 3.X ist jedoch seit 2005 in unveränderter Grundtechnologie entwickelt, die nunmehr einem kompletten sog. Redesign – also einer Neuentwicklung – unterworfen wird. Das XNotar-Altsystem hat technologisch das Ende des Lebenszyklus erreicht, so dass viele heute übliche Funktionen nicht mehr oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu erreichen sind. Auch ist im Hinblick auf künftige Anforderungen im elektronischen Rechtsverkehr mit Mandanten und Behörden sowie zur Nutzung eines vorgesehenen Elektronischen Urkundenarchivs ein zeitgemäßes System erforderlich, das die einfache und rechtssichere Bedienung durch Notare und ihre Mitarbeiter ermöglicht.

Die XNotar-Neuentwicklung unter dem Entwicklungsnamen „XNotar 4.0“ erfolgt unter der maßgeblichen Zielvorgabe der Portierung von XNotar 3.X auf eine neue, leicht erweiterbare technologische Basis – unter Beachtung der sehr hohen Anforderungen an die Datensicherheit, Verfügbarkeit und die Performance der Plattform. Sie soll mit den Modulen zur elektronischen Grundbuchantragstellung (Immobilienmodul), Handelsregisteranmeldung (Gesellschaftsmodul) und dem besonderen elektronischen Notarpostfach (beN) zur Gerichts- und Beteiligtenkommunikation (als Nachfolger des EGVP) im Jahr 2018 fertig gestellt und nachfolgend an die XNotar-Kunden ausgeliefert werden. Zur fachlichen Begleitung, Test der Software und Sicherstellung der Anwenderfreundlichkeit wurde ein XNotar-Anwendungsbeirat eingerichtet, der mit versierten Praktikern aus dem Notariat besetzt ist.

XNotar 4.0 könnte in der Folge auch zu einer Plattform zur einheitlichen Bedienung der beiden zentralen Register und des künftigen Urkundenarchivs für den Notar ausgebaut werden und weitere Funktionen wie einen Kostenrechner und – soweit dies in Zukunft rechtlich zulässig wäre – zur Führung Elektronischer Notaranderkonten (ENA) beinhalten. Auch Erweiterungen für das besondere elektronische Notarpostfach hinsichtlich der Kommunikation zu Behörden und ein Zuständigkeitsdienst, der Informationen über Zuständigkeiten und den Versand bezieht, könnte integriert werden. Ebenso angedacht ist ein Modul zur elektronischen Bestellung von Notarvertretern.

System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) – Fortführung des Pilotbetriebs

Um den stetig zunehmenden Anfragen von Banken und Notaren nach einem zeitgemäßen Notaranderkonto zu begegnen, arbeitet die Bundesnotarkammer aktuell intensiv an der Umsetzung eines Konzepts für eine elektronische Führung von Notaranderkonten. Ein solches System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) soll zum einen eine im Vergleich zum bisherigen schriftlichen Verfahren höhere Sicherheit aufweisen, zum anderen den Verwaltungsaufwand für Notare und den Prüfungsaufwand für Geschäftsprüfer deutlich reduzieren und darüber hinaus wesentlich transparenter für alle Verwahrungsbeteiligten sein. Dies soll durch folgende Funktionalität erreicht werden:

- Freigabe der Zahlungsaufträge durch den Notar mittels Signaturkarte
- Abgesicherte und verschlüsselte Verbindung zwischen dem Notarnetz und dem Bankrechenzentrum
- Verknüpfung von ENA mit dem Massen- und Verwahrungsbuch
- Transparenzmaßnahmen, d.h. eine automatische und zeitnahe Information der wirtschaftlich Berechtigten über alle wesentlichen Vorgänge, die die Kontoführung betreffen

Bereits im August 2013 hat die Bundesnotarkammer die Pilotphase für das Projekt ENA eingeleitet. Aktuell nehmen zwölf Notare der Rheinischen Notarkammer und der Hamburgischen Notarkammer am Pilotverfahren teil und testen das System ENA. Da die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) die Führung von Notaranderkonten mittels „Datenfernübertragung“ verbietet, haben die Justizverwaltungen des Landes Nordrhein-Westfalen und der Freien und Hansestadt Hamburg für die Durchführung des Pilotprojekts die rechtlichen Rahmenbedingungen durch Dispensierung der entgegenstehenden Vorschriften der DONot geschaffen. Für die jetzige Testversion des Systems, die als fachliche und technische Ausgangsbasis einer künftigen Flächenversion fungiert, ist die Einbeziehung von weiteren Pilotnotaren geplant. So sollen bereits in Kürze einige Notare der Notarkammer Baden-Württemberg am Pilotverfahren teilnehmen. Die Pilotphase soll noch bis Ende 2017 fortdauern.

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