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15.07.09 | Newsletter

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

nachfolgend informieren wir Sie insbesondere über erforderliche Anpassungen im Zusammenhang mit den neuen Signaturkarten der Bundesnotarkammer. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass der Einsatz eines neuen Kartentyps die Aktualisierung der eingesetzten Software voraussetzt.

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Robert Mödl
(Geschäftsführer NotarNet GmbH)

Inhalt

Notwendige Updates für Folgekarten der Bundesnotarkammer Verwendung von PDF/A-Dateien im elektronischen Rechtsverkehr Abruf externer Mailkonten im Notarnetz jetzt kostenlos Vorgehen beim Massenversand von E-Mails

Notwendige Updates für Folgekarten der Bundesnotarkammer

Wie in den vorangegangenen Newslettern (2/2009 und 3/2009) bereits angekündigt, beginnt nun der Versand der Folge-Signaturkarten der Bundesnotarkammer. Alle Folgekarten werden erst ab dem 01.12.2009 gültig sein und können daher erst ab diesem Datum zur Signatur eingesetzt werden.

Obwohl die Folgekarten erst ab Dezember 2009 gültig sein werden, sollten Sie die Empfangsbestätigung unmittelbar nach Erhalt der Karte vollständig ausgefüllt zurücksenden. Denn es werden mehrere tausend Signaturkarten ausgegeben, deren Empfangsbestätigungen bis zum Beginn der Gültigkeit bearbeitet werden müssen. Die rechtzeitige Bearbeitung kann nur gewährleistet werden, wenn die Empfangsbestätigungen zeitnah nach dem Versand der Karten bei der Zertifizierungsstelle eintreffen.

Ferner sollten Sie Ihre Signaturkarten nach Erhalt der Transport-PINs freischalten. Die Transport-PINs sind hierbei in der bekannten Weise durch sechsstellige, nur dem Karteninhaber bekannte Geheimzahlen zu ersetzen. Die Freischaltung der neuen Karten mit SigNotar setzt allerdings die Aktualisierung der eingesetzten Software voraus:

1. Zunächst muss die ELRV-Software auf den neuesten Stand gebracht werden. Mindestens erforderlich sind die Versionen XNotar 3.0.36 mit SigNotar 3.0.5.

2. Damit der eingesetzte Kartenleser mit den neuen Signaturkarten und der aktualisierten SigNotar-Version arbeitet, kann es ferner erforderlich sein, die Treiber-Software zu aktualisieren. Anpassungen an dieser Stelle lassen sich bei einem Wechsel des Kartenmodells leider nicht vollständig vermeiden. Der jeweils aktuelle Treiber wird durch den Hersteller Ihres Kartenlesers auf dessen Internetseite bereitgestellt. Die Seiten der verbreiteten Hersteller lauten:


Die Aktualisierung des Kartenleser-Treibers kann auch bereits erforderlich sein, um den Kartenleser mit der neuen Version von SigNotar und den derzeit verwendeten Signaturkarten einsetzen zu können.

3. Schließlich finden Sie eine Anleitung zur Freischaltung der Signaturkarten auf unserer Internetseite www.elrv.info im Bereich FAQ SigNotar.

Bitte wenden Sie sich bei Schwierigkeiten mit der Verwendung der neuen SigNotar-Version oder der Freischaltung der neuen Signaturkarten unmittelbar an unseren Kundensupport unter Telefon 01805 660669 (14ct./Min. aus dem dt. Festnetz, abweichende Preise aus dem Mobilfunknetz) oder E-Mail info@notarnet.de.

Verwendung von PDF/A-Dateien im elektronischen Rechtsverkehr

Für die Erstellung elektronischer notarieller Urkunden wird derzeit nahezu ausschließlich das Dateiformat „Tagged Image File Format“ (TIFF) verwendet. Für die elektronische Langzeitarchivierung setzt sich derzeit allerdings das „Portable Document Format“ (PDF) in der speziell hierfür geschaffenen Ausprägung PDF/A durch. PDF/A ermöglicht die Speicherung als Text. Werden elektronische Urkunden im Leseabschriften-Verfahren als PDF/A-Dokumente erstellt, ist es möglich, den Text der Dokumente nach Wörtern und Satzbestandteilen zu durchsuchen. Gleichzeitig sind Elemente ausgeschlossen, die zu einer wechselnden Darstellung der Dokumente führen (bekanntes Beispiel ist das sich selbst aktualisierende Datumsfeld). In der Regel sind nur PDF/A-konforme PDF-Dokumente zur Einreichung bei Gerichten im elektronischen Rechtsverkehr zugelassen (s. http://www.justiz.de/BLK/regelungen/ot-leit.pdf). SigNotar bietet inzwischen die Möglichkeit, neben TIFF-Dateien auch PDF/A Dateien als elektronische notarielle Urkunden zu verarbeiten. Gängige Druckertreiber (beispielsweise der „PDF Creator“) produzieren bisher nur PDF-Dokumente, die nicht dem PDF/A-Standard entsprechen. Die Programme Microsoft Word 2007 und Open Office bieten allerdings bereits die Möglichkeit, PDF/A-Dateien zu erstellen. Zukünftig werden im elektronischen Rechtsverkehr verstärkt PDF/A-Dateien Verwendung finden, die langfristig in diesem Bereich das TIFF-Format ersetzen könnten.

Abruf externer Mailkonten im Notarnetz jetzt kostenlos

Auch nach dem Anschluss an das Notarnetz sollen E-Mails an bestehende E-Mail-Adressen (z.B. notar_mustermann@alter-provider.de) das Notariat weiterhin erreichen. Hierfür bietet das Notarnetz verschiedene Möglichkeiten. Eine dieser Möglichkeiten, der sichere Abruf externer Mailkonten, war bisher kostenpflichtig. Ab dem 1. August 2009 entfällt die Kostenpflicht für den Abruf externer Mailkonten für alle Nutzer des Notarnetzes. Damit kann beim Anschluss an das Notarnetz für die Nutzung bestehender E-Mail-Adressen unabhängig von Kostenüberlegungen immer die am besten passende Lösung Verwendung finden. Bei der Auswahl der besten Lösung berät die NotarNet GmbH Sie gern. Hinzuweisen ist zudem auf die inzwischen bestehende Möglichkeit, E-Mail-Konten im Notarnetz weltweit und auch von mobilen Geräten abzurufen.

Vorgehen beim Massenversand von E-Mails

Ist eine E-Mail an eine Vielzahl von Empfängern gerichtet (Beispiel: dieser Newsletter), empfiehlt es sich, die Empfänger nicht als Adressaten aufzunehmen, sondern ihnen die E-Mail als Blindkopie (Blind Carbon Copy, „BCC“) zu senden, so dass die weiteren Empfänger für den Einzelnen nicht ersichtlich sind. Ansonsten ist es möglich, dass durch Fehler in den Mailservern einzelner Empfänger die E-Mail vervielfältigt und erneut an alle Empfänger versandt wird. Besteht der Fehler in zwei oder mehreren Mailservern der Empfänger, kommt es zu einer Kettenreaktion und alle Empfänger erhalten fortlaufend Kopien der ursprünglichen E-Mail. Dies geschah jüngst am 17.06. mit einer an zahlreiche Notare gerichteten Serien-Mail. Im Notarnetz konnte innerhalb kurzer Zeit die Absender-Adresse der Serien-Mail gesperrt und alle duplizierten Mails aus den Notarnetz-Postfächern gelöscht werden. Adressaten außerhalb des Notarnetzes erhielten weiterhin kontinuierlich Kopien der Serienmail, bis die unkontrollierte Vervielfältigung bei den Absendern gestoppt werden konnte.

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