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06.01.09 | Newsletter

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

mit dem vorliegenden Newsletter wollen wir Sie vor allem auf die bevorstehende Einführung der 3.0-Versionen der Programme des elektronischen Rechtsverkehrs hinweisen und Ihnen einige Hinweise für die optimale Installation geben.

Wir danken Ihnen, dass Sie 2008 unsere Produkte eingesetzt haben und wünschen Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2009.

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Robert Mödl Geschäftsführer, NotarNet GmbH

Inhalt

I. Einführung des neuen Arbeitsablaufs der elektronischen Handelsregisteranmeldung („ELRV 3.0“) II. Auswirkungen des MoMiG auf die Bearbeitung von Handelsregisteranmeldungen mit XNotar III. Verwendung von Dokumenten und Strukturdaten in ELRV 3.0

I. Einführung des neuen Arbeitsablaufs der elektronischen Handelsregisteranmeldung („ELRV 3.0“)

In den beiden vergangenen Newslettern hatten wir über die Einführung der Pilotversion des neuen Arbeitsablaufs der elektronischen Handelsregisteranmeldung mit den Programmen SigNotar und XNotar berichtet. Zwischenzeitlich ist die grundlegend überarbeitete Programmversion unter der Bezeichnung „ELRV 3.0“ bereits in zahlreichen Notariaten im Einsatz und erleichtert die Bearbeitung der Anmeldungen zum Handelsregister durch Verzicht auf die qualifizierte elektronische Signatur im EGVP-Client und eine Vielzahl weiterer Verbesserungen der Abläufe. Voraussichtlich zum 19.01.2009 wird XNotar 3.0 als reguläres Update allen Nutzern angeboten.

Mit dem Versionswechsel wird SigNotar in das Programm XNotar integriert. Deshalb sollten Sie bei der Installation dieses Updates einmalig Besonderheiten beachten:
  • Deinstallieren Sie vor der Installation des Updates SigNotar.
    Da SigNotar zukünftig in XNotar enthalten ist, wird SigNotar ansonsten zweifach auf dem Rechner installiert. Das führt zu einer unübersichtlichen Installation und kann im Einzelfall Fehlfunktionen verursachen. In Windows-Systemen können Sie SigNotar über Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Software deinstallieren. Bei zukünftigen Updates können Sie dann beide Programme (XNotar und SigNotar) mit der Funktion „Update XNotar“ gemeinsam aktualisieren.
  • Verwenden Sie einmalig nicht die Funktion "Update XNotar", sondern die Installationsdatei, die Sie ab dem 19.01.2009 unter www.notarnet.de/elrv/software/elrv-setup.exe herunterladen können.
    Nur bei diesem Vorgehen wird eine eigene Programmverknüpfung für SigNotar angelegt. Nachdem Sie die Datei ausgeführt haben, führt XNotar Sie durch den weiteren Installationsprozess. Hierbei müssen Sie bestätigen, dass Sie XNotar installieren wollen, obwohl es bereits auf dem Rechner existiert. Bestehende Nutzer und Verzeichnisse bleiben auch bei dieser Art der Installation erhalten. Es empfiehlt sich, zur Sicherheit nach der Installation nochmals die Programmeinstellungen unter „Verwaltung“ zu überprüfen. Regelmäßig können jedoch die von der Vorversion übernommenen Einstellungen ohne Änderungen übernommen werden.
Die Neuerungen durch ELRV 3.0 wurden bereits in den vergangenen Newslettern behandelt. Eine zusammenfassende Darstellung finden Sie auf unserer Internetseite www.elrv.info im Bereich „FAQ Programmversionen“. Hervorzuheben ist:
  • EGVP-Nachrichten werden nicht mehr qualifiziert signiert.
  • Eigene Erklärungen des Notars sind in ein Anschreiben aufzunehmen, das als qualifiziert signiertes Tiff-Dokument übermittelt wird. XNotar erstellt automatisch ein derartiges Anschreiben aus Einträgen in das Bemerkungsfeld. Werden keine eigenen Erklärungen abgegeben, ist das Anschreiben entbehrlich.
  • Alle Funktionen von SigNotar können aus XNotar heraus aufgerufen werden.
  • XNotar kann in vier unterschiedlichen Modi betrieben werden
    • Mitarbeiter“ für die vollständige Vorbereitung eines Anmeldevorgangs;
    • „Notar“ für die Prüfung und Signatur eines im Modus „Mitarbeiter“ vorbereiteten Anmeldevorgangs;
    • „Einzelarbeitsplatz“ für Arbeitsumgebungen, in denen alle Arbeitsschritte an einem Rechner vorgenommen werden oder in denen der bisherige Ablauf so weit wie möglich beibehalten werden soll;
    • „Dokumentenscan“ für hoch arbeitsteilige Verfahren, bei denen an einem Arbeitsplatz ausschließlich Dokumente erfasst werden sollen.
  • Die Zahl der Anmeldefälle wurde erweitert und XNotar um zahlreiche Anleitungen und Hinweise ergänzt.
Die aktuelle Programmdokumentation finden Sie im Programm XNotar unter dem Menüpunkt Hilfe und auf der Internetseite www.elrv.info/de/software/downloads.php unter Handbücher.

Den Zeitpunkt der Umstellung bestimmt, wie auch bei bisherigen Updates, der Nutzer selbst. Kein gangbarer Weg ist es, das Update auf ELRV 3.0 auszulassen, um dauerhaft mit der bestehenden Version weiterzuarbeiten. Die Programme werden nur noch auf der Grundlage der neuen Version weiterentwickelt, so dass ein „selektives Auslassen“ beim nächsten Update nachgeholt würde. Für den Betrieb der ELRV-Software wird immer die aktuelle Version benötigt, mindestens für die turnusmäßigen Anpassungen an neue Signaturkarten sowie Ergänzungen und Erweiterungen des Datenaustauschstandards.

Parallel zur Einführung der neuen Programmversionen werden bundesweit Schulungen in Kooperation mit dem Deutschen Anwaltsinstitut (DAI) - Fachinstitut für Notare angeboten, die schwerpunktmäßig die optimale Installation und Bedienung der neuen Programmversion behandeln. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an einer derartigen Schulung an Ihre zuständige Notarkammer.

Für konkrete Fragen und Anwendungsschwierigkeiten bei Installation und Verwendung der Programme steht der Kundensupport der NotarNet GmbH unter info@notarnet.de und Telefon 01805 / 660 669 (14 ct./Min. aus dem dt. Festnetz, abweichende Preise aus dem Mobilfunk) zur Verfügung. Bitte berichten Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse auch Unstimmigkeiten oder Fehler, die Sie in den Programmen feststellen. Für die zahlreichen bereits eingegangen Hinweise zur Verbesserung der Programme wollen wir uns an dieser Stelle herzlich bedanken.

II. Auswirkungen des MoMiG auf die Bearbeitung von Handelsregisteranmeldungen mit XNotar

Das MoMiG wirkt sich in überschaubarem Umfang auch auf die Bearbeitung von Handelsregisteranmeldungen mit XNotar aus. Mit Vertretern der Registergerichte konnte zwischenzeitlich abgestimmt werden, wie mit den Neuerungen verfahren werden soll:
  • Die neu eingeführte Unternehmergesellschaft stellt einen Unterfall der GmbH dar und wird daher auch bei der elektronischen Registeranmeldung als solche behandelt.
  • Als Rechtsform ist daher „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ anzugeben. Lediglich bei der Angabe der Bezeichnung wird durch die Aufnahme von „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ in die Firma deutlich, dass es sich um eine Gesellschaft nach § 5a GmbHG handelt.
  • Dem Musterprotokoll nach § 1 Abs. 2a GmbHG sind vorläufig die Dokumentarten Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut, Protokoll/Beschluss und Liste der Gesellschafter zuzuordnen. Zukünftig soll eine neue Dokumentart „Musterprotokoll“ in den Datenaustauschstandard mit der Justiz aufgenommen werden.
  • Anmeldungen zu empfangsberechtigten Personen sind vorläufig mit dem Anmeldefall „Sonstige Anmeldung/Mitteilung“ zu übermitteln. Zukünftig wird es eigene Anmeldefälle für deren Neuanmeldung und Löschung sowie eine Rolle „Empfangsberechtigter“ geben.
  • Die Geschäftsanschrift wird wie bisher in den Strukturdaten übermittelt, nun aber in das Handelsregister eingetragen. Änderungen der eingetragenen Geschäftsanschrift können mit dem Anmeldefall „Änderung Personendaten“ übermittelt werden. Der Rechtsträger ist in diesem Fall mit der neuen Anschrift einzugeben.

III. Verwendung von Dokumenten und Strukturdaten in ELRV 3.0

Mit der Umstellung des Arbeitsablaufs wurde auch die Speicherung der aus XNotar zum Versand abgegebenen Anmeldungen umgestellt. Abgegebene Nachrichten einschließlich der jeweils zugehörigen Dokumente werden zukünftig - geordnet nach Rechtsträgern - in dem Ordner XNotar\HR des Notars im ELRV-Datenordner gespeichert (z.B. C:\ElRv-Daten\[Name des Notars]\XNotar\HR). Um die Dateien zu nutzen, müssen sie aber nicht in dem jeweiligen Ordner gesucht werden. In der Übersicht der laufenden Anmeldung besteht nun die Möglichkeit, auch die zum Versand abgegebenen Anmeldungen anzeigen zu lassen. Soll eine bereits abgegebene Anmeldung erneut versandt (z.B. weil der Import in das EGVP fehlerhaft war) oder Teile erneut genutzt werden (z.B. ein angehängter Verschmelzungsvertrag), so sollten Sie die entsprechende zum Versand abgegebene Anmeldung öffnen. In der Weiterverarbeitung haben Sie sodann die Möglichkeit, den Vorgang zu duplizieren. Betätigen Sie diese Funktion, so legt XNotar einen neuen Vorgang an, in den Sie je nach Auswahl alle oder einen Teil der angehängten Dokumente oder/und die Strukturdaten der bereits abgegebenen Anmeldung übernehmen können.

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