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25.08.08 | Newsletter

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

nachfolgend wollen wir Sie vor allem über die Zusammenfassung der Angebote und Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr unter www.elrv.info und den bevorstehenden Start der Pilotphase des neuen Arbeitsablaufs der elektronischen Handelsregisteranmeldung („ELRV 3.0“) informieren. Wir hoffen, Sie mit diesen neuen Angeboten wirksam in der praktischen Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs zu unterstützen. Vor allem an die Kollegen aus dem Anwaltsnotariat richten sich die Hinweise zum maschinenlesbaren Mahnantrag, der zum 1.12.2008 für Rechtsanwälte verpflichtend wird.

Mit freundlichen Grüßen,
Dr. Robert Mödl
Geschäftsführer, NotarNet GmbH

Inhalt

Pilotphase „ELRV 3.0“ beginnt Versand fristgebundener Handelsregisteranmeldungen zum 31.8.2008 Notwendige Umstellung auf den maschinenlesbaren Mahnantrag

Pilotphase „ELRV 3.0“ beginnt

In dem Rundschreiben der Bundesnotarkammer Nr. 8/2008 vom 25.3.2008 und im NotarNet-Newsletter vom 4.4.2008 hatten wir über die bevorstehende grundlegende Überarbeitung der Anwendungen des elektronischen Rechtsverkehrs berichtet, die zum Wegfall der Versandsignatur im Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) und zu vereinfachten Arbeitsabläufen im Notariat führen wird. Eine Pilotversion der überarbeiteten Programme XNotar und SigNotar ist zwischenzeitlich erstellt worden. Sie soll bis zum 5. September 2008 für alle Nutzer zur Verfügung stehen. Ein Einsatz der vereinfachten Verfahren ist daher ab diesem Zeitpunkt möglich.

Um die Pilotversion zu installieren ist im Programm XNotar unter Verwaltung/Allgemein die Option „Auch auf Beta-Versionen aktualisieren“ zu aktivieren. Da die 3.0-Version eine Vielzahl von Neuerungen enthält, sind die Entwickler darauf angewiesen, dass sie in der Praxis erprobt wird, um Fehler und Unzulänglichkeiten möglichst vor einem flächendeckenden Einsatz beheben zu können. Neben der Umstellung des Arbeitsablaufs sind in Abstimmung mit der Justiz auch einige Anmeldefälle neu hinzugekommen, andere sind entfallen oder wurden verändert. Wir sind daher allen Kollegen dankbar, die die neue Version bereits in der Pilotphase einsetzen und festgestellte Fehler unter der E-Mail-Adresse info@notarnet.de berichten.

Es versteht sich allerdings, dass die Pilotversion trotz vorbereitender Tests im Rahmen der Entwicklung noch nicht den Ansprüchen genügen kann, die an das endgültige Produkt zu stellen sind. Wollen Sie auch nach Installation der Pilotversion den bisherigen Arbeitsablauf zunächst weitgehend beibehalten um den Umstellungsaufwand gering zu halten, so verwenden Sie XNotar bitte im neuen „Einzelarbeitsplatz-Modus“. Einen deutlichen Effizienzgewinn verspricht allerdings die Vorbereitung der Anmeldevorgänge durch den Mitarbeiter im „Mitarbeiter-Modus“ und die abschließende Bearbeitung durch den Notar im „Notar-Modus“. Bei dieser Arbeitsweise ist die separate Verwendung des Programms SigNotar in der Regel entbehrlich, da die notwendigen Funktionen von SigNotar aus XNotar heraus aufgerufen werden können. Einfacher als bisher ist eine Unterbrechung der Bearbeitung möglich, da die noch nicht abschließend bearbeiteten Vorgänge in einer Übersicht der laufenden Anmeldungen zusammengefasst werden. Bei Anwendungsschwierigkeiten steht der Kundensupport der NotarNet GmbH unter info@notarnet.de und unter Telefon 01805 / 660 669 zur Verfügung. Der Einsatz der Pilotversion führt dazu, dass EGVP-Nachrichten ohne qualifizierte Versandsignatur versendet werden. Eigene Erklärungen des Notars sind daher in ein zu signierendes Anschreiben aufzunehmen, vergleichbar dem Papieranschreiben vor Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs. Diese Neuerung ist mit den Justizverwaltungen abgestimmt und sollte bei den Registergerichten bekannt sein. Dennoch kann es im Einzelfall zu Nachfragen der Bearbeiter in den Gerichten kommen, da bis zur Einführung der Endversion von XNotar 3.0 der Großteil der EGVP-Nachrichten weiterhin qualifiziert signiert bei den Registergerichten eingehen wird. Die flächendeckende Einführung der Programmversion 3.0 ist für Ende Januar 2009 vorgesehen. Etwa zu diesem Zeitpunkt wird auch die bereits angekündigte Schulungsreihe zum elektronischen Rechtsverkehr in Kooperation mit dem Deutschen Anwaltsinstitut (DAI) – Fachinstitut für Notare beginnen, die schwerpunktmäßig die optimale Installation und Bedienung der neuen Programmversion behandeln wird.

Versand fristgebundener Handelsregisteranmeldungen zum 31.8.2008

Zum 31.8. sind fristgebundene Anmeldungen zum Handelsregister vorzunehmen. Wir dürfen daher noch einmal auf die Erläuterungen zur Einreichung fristgebundener Vorgänge im NotarNet-Newsletter vom 10.8.2007 hinweisen. Da technische Schwierigkeiten niemals vollständig ausgeschlossen werden können, gilt nach wie vor: Fristgebundene Anträge sollten so frühzeitig wie möglich übermittelt werden. Um nach Versendung den Nachweis des rechtzeitigen Eingangs zu ermöglichen, sollten Sie die versendete Nachricht im EGVP nicht löschen bevor der fristgerechte Eingang bei dem Registergericht feststeht. Ist die Einreichung über das EGVP aufgrund dessen technischen Ausfalls nicht möglich, trifft in der Mehrzahl der Bundesländer der Vorstand des Gerichts im Einzelfall Anordnungen zur Einreichung von Dokumenten. Eine Übersicht über das jeweils geltende Landesrecht finden Sie hier. Der Weg der Ersatzeinreichung ist demnach mit der hierfür zuständigen Person abzustimmen. Hierfür kann es sich empfehlen, das Scheitern der Übertragung mit Hilfe des EGVP-Clients nachzuweisen. Eine Anleitung hierzu finden Sie auf den FAQ-Seiten der NotarNet GmbH. Lässt das Gericht die Ersatzeinreichung auf CD zu, so bietet XNotar Möglichkeit, eine Handelsregisteranmeldung im Menü «Weiterverarbeitung» über die Funktion «Export» in einem für den Import in das Gerichtssystem geeigneten Format in einen Dateiordner zu exportieren. Standardmäßig wird die Anmeldung in den Ordner «Auf_CD_brennen» in dem Verzeichnis „ElRV-Daten\[Name des Notars]\XNotar\HR“ des Notars exportiert. Aus diesem Ordner kann die Handelsregisteranmeldung mit Hilfe eines Brennprogramms und eines CD-Brenners auf eine CD-ROM gebrannt werden.

Notwendige Umstellung auf den maschinenlesbaren Mahnantrag

Es erreichen uns verstärkt Nachfragen zum elektronischen Mahnverfahren. Dieses wird zwar in allen Bundesländern bereits angeboten. Bisher war die Antragstellung in Papierform jedoch weiterhin uneingeschränkt möglich. Ab dem 1.12.2008 ist für Rechtsanwälte aber nur noch die Antragstellung in maschinell lesbarer Form zulässig (§ 690 Abs. 3 ZPO n.F.). Ein Mahnantrag in maschinell lesbarer Form kann entweder in Papierform mit aufgedrucktem Barcode oder über das EGVP mit qualifizierter elektronischer Signatur gestellt werden. Bei häufiger Antragstellung empfiehlt sich die Nutzung des EGVP (gegebenenfalls in Verbindung mit einer geeigneten Fachsoftware). Notwendig hierfür sind Hard- und Software, die in den Notariaten für das elektronische Handelsregisterverfahren ohnehin vorhanden sind:
- der EGVP-Client, der unter www.egvp.de erhältlich ist,
- ein Internetzugang,
- ein Kartenlesegerät und
- eine Signaturkarte für die qualifizierte elektronische Signatur.

Da die Stellung von Mahnanträgen für jedermann zulässig ist, ist anders als bei der Errichtung elektronischer notarieller Urkunden ein Berufsträgerattribut nicht erforderlich, aber auch nicht schädlich. Alle Signaturkarten der Bundesnotarkammer (mit Ausnahme von Pseudonymkarten, bei denen der Karteninhaber nicht aus dem Zertifikat erkennbar ist) können deshalb für das elektronische Mahnverfahren eingesetzt werden. Auch Karten mit Notarattribut, die für das elektronische Handelsregisterverfahren verwendet werden, sind geeignet. Für Rechtsanwälte, die nicht auch Notare sind, gibt die Bundesnotarkammer Signaturkarten in Zusammenarbeit mit der Bundesrechtsanwaltskammer heraus. Diese Karten enthalten das Attribut „Rechtsanwalt“, so dass bei allen mit diesen Karten erstellten Signaturen die Eigenschaft als Rechtsanwalt nachgewiesen ist. Das ist zwar für den elektronischen Mahnantrag nicht zwingend erforderlich, ist jedoch hilfreich für weitere und künftige Verfahren des elektronischen Rechtsverkehrs. Signaturkarten für Rechtsanwälte können unter https://oa.signtrust.de/brak/order.nav bestellt werden. Ebenso wie andere Karten der Bundesnotarkammer, sind diese Signaturkarten geeignet, mehrere Signaturen mit einer PIN-Eingabe auszuführen (Mehrfachsignatur). Der Mahnantrag für die deutschen Mahngerichte wird unter www.online-mahnantrag.de angeboten. Weiterführende Informationen und Broschüren zum Mahnverfahren finden sich z.B. unter http://www.mahnverfahren.nrw.de. Eine Liste geeigneter Kartenlesegeräte für die qualifizierte elektronische Signatur findet sich auf den Seiten der Bundesnetzagentur (www.bundesnetzagentur.de). Die Anschaffung einer besonderen Mahnsoftware neben dem EGVP ist für das elektronische Mahnverfahren nicht zwingend. Bei häufiger Nutzung des Mahnverfahrens kann sie aber zu einer Effizienzsteigerung führen. Bundesnotarkammer und NotarNet GmbH können jedoch leider keine Empfehlungen für einzelne geeignete Produkte aussprechen.

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