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12.01.07 | Newsletter

Sehr geehrte Damen und Herren Kolleginnen und Kollegen,

der 1. Januar 2007 ist verstrichen und im überwiegenden Teil Deutschlands ist die elektronische Handelsregisteranmeldung als einziger zulässiger Einreichungsweg eingeführt worden (Details unter
http://www.bnotk.de/Service/Elektronischer_Rechtsverkehr/elektronisches_Handelsregister.html). Wie zu erwarten war, ist die Umstellung mit manchen Irritationen und Gewöhnungsproblemen verbunden – sowohl auf Seiten der Notare als auch der Gerichte.

Auch das ein oder andere technische Problem ist noch zu lösen – wie es aber bei einem Projekt dieser Dimension nicht anders zu erwarten ist.

Im Wesentlichen ist die Einführung jedoch ohne substanzielle Probleme verlaufen. Insbesondere in den Büros, in denen die Kolleginnen//Kollegen und ihre Mitarbeiter die Gelegenheit genutzt hatten, noch im alten Jahr die Systeme einzurichten und Erfahrungen mit Verfahren und Bedienung zu sammeln, gehören elektronische Beglaubigung und die Handelsregisteranmeldung per EGVP bereits zu den alltäglichen Werkzeugen.

Es gibt jedoch eine Reihe von Punkten, auf die wir sie kurz hinweisen möchten, um Ihnen den Umstieg zu erleichtern. Sollten Sie Fragen zu einzelnen Punkten haben, sollten Sie diese am besten per E-Mail an support@notarnet.de richten.

Im Übrigen wünschen wir Ihnen ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2007.
Dominik Gassen
Geschäftsführer, NotarNet GmbH

Inhalt

Starker Andrang auf der Support-Hotline SigNotar und XNotar: Version 2.0 zum Download und über die Update-Funktion verfügbar Hinweise zum Umgang mit Anlagen in XNotar Vermehrter Antragseingang führt zu längeren Lieferzeiten bei Signaturkarten Neues Rundschreiben der Bundesnotarkammer zu Fragen des elektronischen Rechtsverkehrs

Starker Andrang auf der Support-Hotline

In der ersten Woche des Jahres sind die telefonischen Anfragen bei der Support-Hotline der NotarNet GmbH/Bundesnotarkammer so explodiert, dass es trotz erheblicher Anstrengungen des Supportteams nicht möglich ist, jeden Anruf entgegenzunehmen. Wir bedauern sehr,
wenn es darum mitunter nicht gelingt, die Hotline zu erreichen und insbesondere zu Spitzenzeiten nur Besetztzeichen zu hören sind. Wir bemühen uns derzeit, die telefonische Erreichbarkeit kurzfristig zu verbessern. Sollten Sie uns telefonisch nicht erreichen, sollten
Sie Ihre Anfrage per E-Mail an die Adresse support@notarnet.de richten. Eingänge werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden beantwortet.

Viele Anfragen lassen sich jedoch auch schon mit folgenden Hinweisen vermeiden:
  • Benutzen Sie die bereitgestellte Update-Möglichkeit (vgl. im Folgenden). Mit den derzeit aktuellen Software-Versionen XNotar 2.0.6 und SigNotar 2.0.7 wird eine Vielzahl von Problemen behoben, die zu Anfragen führen.
  • Oft gibt es Fragen zu Standardproblemen, die bereits vielfach aufgetaucht sind. Wir haben diese Fragen und Antworten in einer Datenbank gesammelt, mit der Sie möglicherweise Ihr Problem lösen können, ohne zum Telefonhörer greifen zu müssen. Diese „FAQ-Datenbank“ finden Sie derzeit unter http://www.notarnet.de/elrv/faqsystem/index.html, die Inhalte werden derzeit auf die neue Adresse http://support.notarnet.de/otrs/public.pl übertragen.

SigNotar und XNotar: Version 2.0 zum Download und über die Update-Funktion verfügbar

Wie angekündigt wurden am 22.12.2006 eine neue Versionen der von der NotarNet GmbH angebotenen Programme zum elektronischen Rechtsverkehr bereitgestellt. Für Erstinstallationen kann unter der bekanntgegebenen Adresse eine vollständige Installationsdatei heruntergeladen werden. Bestehende Installationen können mit der bekannten Update-Funktion aktualisiert werden.

Erreichbarkeitsprobleme, die bei Update-Versuchen in der letzten Dezemberwoche mitunter zu Abbrüchen oder Verzögerungen führten, sind zwischenzeitlich behoben. Die neue Version enthält eine größere Zahl von Änderungen, die fast alle Bereiche des
Programms betreffen.
 
Installation: Die Funktionen bei der Einrichtung von Notarusern wurde erheblich vereinfacht und verbessert (Dokumentation)

SigNotar:
  • Signaturen von Notarvertretern sind integriert. (Übersicht; Bitte Beachten: die Ausführungen betreffen eine etwas frühere Version von SigNotar 2.0. Aufgrund von Vorgaben der Justizverwaltung wurde der Vorgang insoweit verändert, dass auch die in der ZIP-Datei liegenden Dateien zu signieren sind. Darum muss bei der Vertretersignatur die PIN zweimal eingegeben werden - einmal für die Signatur der Tiff-Datei, einmal für die ZIP-Datei. Schematische Darstellung der Dateistruktur)
  • Die Ablagestruktur wurde verbessert, um einen zentralen Eingang eingescannter Dokumente (z.B. von einem Netzwerkscanner) zu ermöglichen und Dokumente, die keine Signatur benötigen besser zu integrieren (Entwicklungsvermerk, kann im Detail von der endgültigen Umsetzung abweichen).
XNotar:
Das Wichtigste:
  • ZVR-Modul: Neben Handelsregisteranmeldungen können ZVR-Anträge zur Übermittlung an das Zentrale Vorsorgeregister in XNotar erfasst werden.
  • Import von Tabellendateien: Eine HR-Anmeldung kann in XNotar durch Einlesen einer nach bestimmten Konventionen strukturieren csv-Datei initialisiert werden. Die Zeilen der csv-Datei werden in einzelne Beteiligte umgesetzt. Auf diese Weise können z.B. Anmeldungen mit einer Vielzahl von Beteiligten (Publikums-KGs) leichter erfasst werden (Abschnitt 3.4 der Dokumentation, Beispieldatei Excel, Beispieldatei csv).
  • Zuordnung eines Beteiligten zu einem Anmeldefall: Bei Anmeldefällen, die Eintritt, Änderung oder Austritt eines Beteiligten mit einer bestimmten Rolle (z.B Geschäftsführer, Kommanditist) beschreiben, kann der Beteiligte dem Anmeldefall zugewiesen werden. Dies erlaubt eine gezieltere Zuordnung der Beteiligten zu den im späteren Verlauf der Bearbeitung abgefragten Fachdaten. Abschnitt 2.3 der Dokumentation)
  • Reduzierte Pflichtfelder bei Beteiligten in bestimmten Anmeldefällen: Bei Anmeldefällen, in denen eine Änderung oder Austritt zu einer Rolle eines Beteiligten gemeldet wird, wird auf die Pflichteingabe der Adressdaten zum Beteiligten verzichtet.
  • Mehrere Dokumentarten zu einer Anlage: Da es in der Praxis mitunter vorkommt, dass eine Urkunde mehrere "Dokumentarten" im Sinne des XJustiz-Datensatzes in einer Anlage zusammenfallen, können einer Anlage jetzt bis zu vier Dokumentarten zugeordnet werden. Bitte beachten Sie hierzu die Praxishinweise. (Abschnitt 2.6 der Dokumentation)
  • Filterung der Anmeldefälle: Die Liste der zu einem Fall verfügbaren Anmeldefälle richtet sich jetzt nach dem auf der ersten Maske einzugebenden Registeraktenzeichen. Wird eine HRA-Nummer eingegeben, werden die Anmeldefälle zu den Kapitalgesellschaften ausgeblendet, etc...

Hinweise zum Umgang mit Anlagen in XNotar

In der aktuellen Anmeldungspraxis sind im Hinblick auf die mit den Anmeldungen zu übermittelnden Anlagen verschiedene Methoden aufgetreten, die Probleme bei der Weiterverarbeitung auf Gerichtsseite verursachen. Es empfiehlt sich, grundsätzlich immer mitzubedenken, dass auf der Grundlage der übermittelten Dateien und Informationen die Internet-Beauskunftung des Sonderbandes erfolgen muss.
  • Fehlendes Dokumentdatum oder Stichtag: Für die Beauskunftung muss zumindest dieses Datum zwingend vorhanden sein, weil die Dokumente in der Registerübersicht nach Datum sortiert werden. Das manuelle Nachtragen dieser Information führt beim Registerbearbeiter zu erheblichem manuellen Mehraufwand. In der kommenden Version von XNotar wird das Datumsfeld wahrscheinlich als Pflichteingabefeld ausgestaltet.
  • Kombination mehrerer Dokumentarten in einer Urkunde/Anlage: Diese Praxis führt zu Verarbeitungsschwierigkeiten, da die unterschiedlichen Dokumente eigentlich getrennt beauskunftet werden sollen. Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden
    • In einer Urkunde werden aus sachlichen Gründen mehrere Dokumententypen zusammengefasst (z.B. Protokoll einer Gesellschafterversammlung und Übernahmeerklärungen der Gesellschafter). Grundsätzlich ist es ab XNotar 2.0 möglich, die unterschiedlichen Inhalte (Dokumentarten) in XNotar einer einzelnen Datei/Anlage zuzuordnen, wobei nicht alle Kombinationen von der Justiz als zulässig angesehen werden.
      Da jedoch die Empfangssysteme auf Justizseite erst noch an diese Struktur angepasst werden müssen, sollten Sie bis Ende Januar 2007 von dieser Funktion keinen Gebrauch machen – es sind ansonsten Probleme bei der Weiterverarbeitung möglich. Bitte achten sie in diesem Zusammenhang auf Hinweise auf der Internetseite der NotarNet GmbH
    • Mehrere Urkunden werden zur Zeitersparnis zusammen eingescannt: Diese Praxis sollte vor dem Hintergrund des Beauskunftungszwecks unterbleiben. Eine Zurückweisung derartiger Anlagen durch das Registergericht ist wahrscheinlich. Faustregel: Jedes Dokument, das eine eigene UR-Nr. hat oder bei einfacher Schriftform ein eigenes Dokument in Papierform darstellt, muss jeweils als separate Datei eingescannt und übertragen werden. Ein einheitliches Dokument in Papierform entspricht demnach einer Datei in elektronischer Form.

Vermehrter Antragseingang führt zu längeren Lieferzeiten bei Signaturkarten

Seit November 2006 verzeichnet die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer einen unvermindert hohen Antragseingang für Signaturkarten. Überraschenderweise betreffen eine Vielzahl davon die erstmalige Ausstellung von Notarkarten, obwohl im Vorfeld vielfach auf die Notwendigkeit hingewiesen wurde, entsprechende Anträge so früh wie möglich zu stellen, da aufgrund technisch und personell beschränkter Kapazitäten in Stoßzeiten mit deutlich verlängerten Bearbeitungszeiten zu rechnen ist. Zudem besteht nach § 15 Abs. 3 BNotO ohnehin schon seit dem 1.4.2006 die Verpflichtung, die notwendigen technischen Einrichtungen für die Erstellung elektronischer notarieller Vermerkurkunden vorzuhalten.

Tatsächlich liegt aufgrund des hohen Bestellvolumens die Bearbeitungszeit derzeit bei 6-8 Wochen, eine Beschleunigung durch bevorzugte Bearbeitung einzelner Anträge ist nicht möglich. Aufgrund der schwierigen Marktsituation bei den für Signaturkarten benötigten technischen Komponenten ist es derzeit nicht auszuschließen, dass Lieferengpässe zu weiteren Verlängerungen führen. Alle Beteiligten bemühen sich darum, Engpässe so weit wie möglich zu vermeiden.

Neues Rundschreiben der Bundesnotarkammer zu Fragen des elektronischen Rechtsverkehrs

Die Bundesnotarkammer hat vor dem Jahreswechsel in einem Rundschreiben Hinweise und Anwendungsempfehlungen zum elektronischen Rechtsverkehr herausgegeben. Der Text des Rundschreibens ist unter http://www.bnotk.de/Service/Empfehlungen+Hinweise/RS25-06_El-
Handelsregisterverkehr.html
abrufbar. Behandelt werden insbesondere Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur des Notarvertreters, der Pflicht zur Einreichung von XML-Daten sowie der Signatur von OSCI- Nachrichten im Zusammenhang mit dem EGVP.

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