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21.02.07 | Newsletter

Inhalt

Elektronische beglaubigte Abschrift und § 42 Abs. 1 BeurkG Umfangreiche Urkunden Verwendung von Zip-Dateien (bei Anmeldungen durch den Notarvertreter) Lieferverzögerungen bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer Kartenablaufdaten/Umstellung der Signaturtechnik zur Jahresmitte Demnächst neues Informationsportal Justiz/BNotK Kosten für den Abruf des Registerblattes Einstieg in die sichere Internetnutzung mit dem neuen Notarnetz

Elektronische beglaubigte Abschrift und § 42 Abs. 1 BeurkG

Die elektronische Anmeldepraxis zwischen Notaren und Gerichten entwickelt sich seit dem Jahreswechsel schnell. Während die Mehrzahl der Anmeldefälle mittlerweile standardmäßig bearbeitet werden können, sind auch verschiedentlich Meinungsverschiedenheiten über einzelne Fragen aufgetaucht. Einer der meistdiskutierten Bereiche war die Formulierung des Beglaubigungsvermerks bei der elektronischen beglaubigten Abschrift. Einige Gerichte waren der Auffassung, dass die in SigNotar vorgeschlagene Formulierung des Beglaubigungsvermerks nach den Vorgaben des § 42 Abs. 1 BeurkG jedenfalls dann nicht ausreicht, wenn das Originaldokument nicht eingescannt wurde, sondern als „Reinschrift/Leseabschrift“ unmittelbar vom elektronischen Textverarbeitungsdokument erzeugt wurde. Bei dieser Methode werden etwaige während der Beurkundung vorgenommene Änderungen des Urkundstextes in die elektronische Entwurfsfassung eingearbeitet. Unterschriften und Siegel werden nicht als grafische Repräsentationen sondern als Schriftzüge („gez.“, „L.S.“) aufgenommen. Das ist beurkundungsrechtlich grundsätzlich unbedenklich, die Gerichte argumentierten jedoch, dass in diesem Fall der Charakter des Ausgangsdokumentes nicht erkennbar sei. Der Fragenkomplex ist in einem Vermerk der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer aufgearbeitet worden (http://www.notarnet.de/pdf/070118%20elektr.%20begl.%20Abschrift.pdf) und wird in Heft 3/2007 Gegenstand eines Beitrags in der Rheinischen Notarzeitschrift sein. Technisch ist es bereits jetzt möglich, in SigNotar den Beglaubigungsvermerk so anzupassen, dass die von § 42 Abs. 1 BeurkG vorgesehenen Angaben integriert werden können. Um den Umgang für die Praxis weiter zu erleichtern, wird SigNotar mit einem der nächsten Updates erweiterte Funktionen für den Umgang mit dem Beglaubigungsvermerk erhalten (http://www.notarnet.de/pdf/070220-Screenshot%20SigNotar.pdf).

Umfangreiche Urkunden

In der Praxis sind bereits mehrfach Fälle aufgetreten, in denen größere Urkunden aufgrund des beim Einscannen entstehenden Datenvolumens Probleme bei der elektronischen Übermittlung via EGVP verursachten. In den Bearbeitungsvoraussetzungen für die EGVP-Einreichung sehen die Bundesländer unterschiedliche Höchstgrenzen für die zu übertragende Datenmenge vor. Während einige Länder die Grenze bei 30 MB verteilt auf 50 Dateien ziehen (z.B. Bayern), lassen andere nur 10 MB verteilt auf10 Dateien (z.B. Sachsen) zu. Eine Übersicht über die verschiedenen Vorgaben der einzelnen Landesjustizverwaltungen finden Sie hier.

Für die Praxis gelten folgende Empfehlungen:
  • Scannen Sie Dokumente maximal in einer Auflösung von 300 dpi ein. Je nach Vorlage reichen mitunter auch schon 200 dpi. Benutzen Sie Schwarz-weiß- Scans, keine Graustufen oder Farben. SigNotar komprimiert die Daten bei diesen Vorgaben effizient ohne ihr Zutun. Eine weitere Kompression der von SigNotar gespeicherten Daten (z.B. als ZIP-Archiv) bringt keine weitere Ersparnis.
  • Sollte es sich bei dem Dokument um eine eigene Urkunde handeln oder verfügen Sie über eine elektronische Fassung, die sicher mit der beurkundeten Version übereinstimmt, können Sie Speicherplatz sparen, wenn Sie statt des Einscannens von der elektronischen Datei eine Leseabschrift im PDF-Format erzeugen und beglaubigen.
  • Übersteigt das Datenvolumen dennoch die zulässigen Grenzen, ist regelmäßig die Ersatzeinreichung auf Datenträger oder als Papierurkunde möglich. Das konkrete Vorgehen müssen Sie im Einzelfall mit dem Registergericht abstimmen.

Verwendung von Zip-Dateien (bei Anmeldungen durch den Notarvertreter)

Bei Registeranmeldungen von Notarvertretern ist es auf Justizseite mitunter zu Verarbeitungsproblemen gekommen, wenn die Dateinamen der in die Zip-Datei aufgenommenen Dokumente (Tiff-Dateien und Signaturdateien) Sonderzeichen (wie z.B. +, &, %, etc.) enthielten. Es wird empfohlen, im Sinne einer reibungslosen Bearbeitung auf solche Benennungen zu verzichten.

Lieferverzögerungen bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer

Da bei den Produzenten von Signaturkartenchips und Kartenrohlingen zum Jahresbeginn massive Produktions- und Lieferengpässe aufgetreten sind, können von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer derzeit keine Signaturkarten ausgeliefert werden. Die Antragsteller, die bis zum Jahresende 2006 ihre Signaturkarte beantragt hatten, haben zwischenzeitlich die Karten erhalten. Wer seine Karte später beantragt hat, wird diese voraussichtlich in der 13. Kalenderwoche (ab dem 26.3.2007) erhalten. Wir bedauern diese Verzögerung, deren Gründe jedoch außerhalb unseres Einflussbereiches liegen. Auf die Möglichkeit von Lieferverzögerungen wurde bereits seit längerem auf der Webseite der Bundesnotarkammer und im Online-Antrag der Zertifizierungsstelle hingewiesen.

Sollte es aufgrund der Verzögerungen in ihrer Praxis zu Problemen kommen, kann die Hotline der Notarnet GmbH/BNotK (01805-660669) Hinweise geben, wie in der Zwischenzeit Handelsregisteranmeldungen organisatorisch abgewickelt werden können.

Kartenablaufdaten/Umstellung der Signaturtechnik zur Jahresmitte

Im Vorjahr hat die Bundesnetzagentur als zuständige Regulierungsbehörde bekanntgegeben, dass die aktuell im Signaturbereich eingesetzten technischen Methoden zum Jahresende 2007 nicht mehr den Sicherheitsanforderungen genügen und darum nicht mehr für qualifizierte Signaturen eingesetzt werden dürfen (http://www.bundesnetzagentur.de/enid/48f14d057739f3409de99fae8efb469e,0/Veroeffentlichungen/Algorithmen_sw.html#2006-02-21). Sämtliche derzeit ausgegebenen Signaturkarten laufen daher noch in diesem Jahr ab, da sie auf der alten Technik basieren.

Die Nachfolgetechnik (RSA, 2048 Bit Schlüssellänge) sollte eigentlich bereits zum Jahreswechsel zur Verfügung stehen. Die Einführung verzögerte sich jedoch aufgrund anstehender technischer Umstellungen bei der Bundesnetzagentur als Wurzelzertifizierungsinstanz. Nach aktueller Planung sollen Signaturkarten mit der neuen Schlüssellänge zur Jahresmitte ausgegeben werden. Diese Karten werden aller Voraussicht nach wieder eine Laufzeit von drei Jahren haben. Da der vollständige Austausch des Kartenbestandes in einem halben Jahr die Produktionskapazitäten der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer erheblich belasten wird, ist es dringend zu empfehlen, die von der Zertifizierungsstelle sukzessive im Laufe des Jahres übersendeten Folgekartenanträge schnellstmöglich nach Eingang zu bearbeiten.

Mit den kurzfristigen Kartenwechseln sind für die Kunden keine Mehrkosten verbunden, da für die Kartenausgabe selbst keine Gebühren erhoben werden. Es wird lediglich die Anteilige Nutzungsgebühr für die Zeit der Gültigkeit in Rechnung gestellt.

Demnächst neues Informationsportal Justiz/BNotK

Anlässlich einer Sitzung der Bund-Länder-Arbeitsgruppe „Maschinell geführte Register“ wurde beschlossen, für die Verbesserung und Vereinheitlichung der Praxis der elektronischen Handelsregisteranmeldung eine gemeinsame Informationsseite für Justiz und Notare einzurichten. Auf dieser sollen auftauchende Probleme und Fragen aus der Anmeldungs- und Registerpraxis aufgelistet und mit Lösungsvorschlägen verbunden werden. Sobald das Angebot in Betrieb genommen wird, werden wir Sie in einem der zukünftigen Newsletter darüber informieren.

Kosten für den Abruf des Registerblattes

Nach der deutschlandweiten Umstellung des Handelsregisters auf eine elektronische Führung besteht die Möglichkeit, das Registerblatt eines Unternehmens in drei verschiedenen Darstellungsweisen abzurufen:
  • aktueller Ausdruck mit einem Überblick über alle derzeit gültigen Eintragungen,
  • chronologischer Ausdruck mit allen Daten ab Umstellung auf elektronische Registerführung,
  • historischer Ausdruck mit allen Daten, die bis zur Umstellung auf die elektronische Registerführung gültig waren.
Vereinzelt sind dabei seit der Umstellung auf den rein elektronischen Registerverkehr Unsicherheiten aufgetreten, wie der Abdruck eines Registerblattes in verschiedenen Darstellungsweisen innerhalb eines Abrufvorgangs zu behandeln ist. Holte man z.B. von einem bestimmten Unternehmen sowohl einen aktuellen als auch einen historischen Ausdruck innerhalb einer „Abrufsitzung“ ein, war unklar, ob hierfür 4,50 € oder 9,- € zu zahlen waren. Der Sache nach geht es darum, ob das Tatbestandsmerkmal „Registerblatt“ in Gebührentatbestand Nr. 400 der Justizverwaltungskostenordnung auch die einzelne Darstellungsweise des Registerblattes mit beinhaltet und daher beim Abruf unterschiedlicher Darstellungsweisen des einheitlichen Registerblattes jeweils die Gebühr in Höhe von 4,50 € anfällt. Die Landesjustizverwaltungen haben sich im Interesse einer bundeseinheitlichen Handhabung nunmehr darauf verständigt, vorläufig, also bis zu einer endgültigen Klärung der Rechtsfrage durch die Kostenreferate der Landesjustizverwaltungen, nur eine Gebühr in Höhe von 4,50 € zu erheben, wenn innerhalb einer „Abrufsitzung“ das Registerblatt eines Unternehmens in unterschiedlichen Darstellungsweisen abgerufen wird. Eine entsprechende Regelung gilt naturgemäß für den Abruf des Registerblattes über das Unternehmensregister.

Ausdrücklich klar gestellt werden soll aber, dass für den zusätzlichen Abruf einzelner Dokumente neben dem Registerblatt, also z.B. des Gesellschaftsvertrags oder der Gesellschafterliste, jeweils – also für jedes einzelne Dokument – zusätzlich eine Gebühr in Höhe von 4,50 € anfällt (Gebührentatbestand Nr. 401 der Justizverwaltungskostenordnung).

Einstieg in die sichere Internetnutzung mit dem neuen Notarnetz

Da mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs auch die Sicherheit der Informationstechnik im Notarbüro vielerorts in den Vordergrund rückt, ist das Interesse am Angebot eines sicheren Internetzugangs über das Notarnetz stetig gewachsen. In einer neuen Information der NotarNet GmbH wird in geraffter Darstellung ein Sicherheitskonzept für Notarbüros vorgestellt, das das Angebot des Notarnetzes integriert, aber auch einen Blick auf andere sicherheitsrelevante Gesichtspunkte wirft. Das Dokument kann hier heruntergeladen werden. Allgemeine Informationen zum Notarnetz findet man auf der Webseite der NotarNet GmbH (www.notarnet.de) unter dem Menüpunkt „Notarnetz“.


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