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27.04.07 | Newsletter

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

anbei erhalten Sie den dritten NotarNet-Newsletter im Jahr 2007, der wieder verschiedene Themen im Bereich des elektronischen Rechtsverkehrs aufgreift und über aktuelle Entwicklungen, Probleme und Lösungen berichtet. Wir hoffen, Sie auf diesem Weg schnell und effektiv auf dem Laufenden zu halten und den Umgang mit den elektronischen Verfahren zu erleichtern.

Mit freundlichen Grüßen
Dr. Dominik Gassen
Geschäftsführer, NotarNet GmbH

Inhalt

Signaturkartenausgabe Update SigNotar 2.0.18 Java-Updates und Programme des elektronischen Rechtsverkehrs Aufbau der durch SigNotar verwendeten Verzeichnisse Neu im Notarnetz: Sichere Wartungszugänge, neue AGB und Sicherheitsrichlinien Auszug der Liegenschaftskarte bei elektronischer Grundbuchauskunft in NRW

Signaturkartenausgabe

Zu Beginn des Jahres 2007 kam es zu erheblichen Verzögerungen bei der Auslieferung von Signaturkarten der Bundesnotarkammer. Der Grund hierfür war, dass die Hersteller der für die Signaturkarten benötigten Chips und in der Folge die Hersteller der Signaturkartenrohlinge in Erwartung einer grundlegenden technischen Umstellung (Verwendung des neuen Verschlüsselungsalgorithmus RSA-2048) die Produktion der alten Technik als Auslaufmodell gegen Jahresende weitgehend eingestellt hatten. Der notwendige Austausch der Kartengeneration konnte jedoch nicht wie geplant begonnen werden, weil die Bundesnetzagentur keine Zertifikate mit der neuen Verschlüsselungstechnik an die Zertifizierungsdiensteanbieter ausgab. Inzwischen haben die Hersteller die Produktion der alten Technik nochmals aufgenommen. Der Rückstand bei der Bearbeitung der Signaturkartenanträge wird derzeit abgearbeitet.

Der Austausch der gegenwärtigen Kartengeneration wird nun jedoch bis zum Jahresende erfolgen. In den nächsten Monaten werden Folgekartenanträge an die Inhaber von Signaturkarten versandt, deren Gültigkeit ausläuft. Den Folgeantrag sollten Sie möglichst zeitnah stellen, um Verzögerungen zu vermeiden. Sollten Sie keinen Folgekartenantrag erhalten, sollten Sie Sich spätestens 2-3 Wochen vor Ablauf der Gültigkeit Ihrer Signaturkarte bei der Hotline (01805-660669) melden.

Update SigNotar 2.0.18

Seit dem 5.4.2007 wird das Update von SigNotar auf die Version 2.0.18 angeboten.

Folgende Neuerungen sind mit der Installation des Updates verbunden:
  • Bei der Gestaltung des Beglaubigungsvermerks der elektronischen beglaubigten Abschrift fragt das Programm die Qualität der Vorlage (Urschrift, Ausfertigung, beglaubigte Abschrift) ab und ergänzt den vorgeschlagenen Beglaubigungsvermerk entsprechend. Damit wird § 42 Abs. 1 BeurkG ohne Bearbeitung des Vermerktextes erfüllt. (Vgl. zu den rechtlichen Hintergründen Bettendorf/Apfelbaum, RNotZ 2007, 89 ff.)
  • Zertifikate des Anbieters Telesec der aktuellen Serie können in SigNotar eingelesen und verarbeitet werden.
  • In der Vertreterverwaltung können Angaben zu Notarvertretern jederzeit geändert werden. Einem Notar können mehrere Notarvertreter zugeordnet werden.
  • Bei der Massensignatur können die farbigen Haken nun auch als Symbole angezeigt werden. Die entsprechende Einstellung finden Sie in den Optionen unter "Alle Optionen anzeigen".
  • In den Beglaubigungsvermerken können Titel des Signierenden manuell durch den Nutzer eingegeben werden. Bei der Signaturprüfung werden Titel des Unterzeichners (Notar oder sein Vertreter) aus dessen Zertifikat übernommen.

Java-Updates und Programme des elektronischen Rechtsverkehrs

Java-Version ab dem folgenden SigNotar-Update kompatibel sein. Eine Anpassung des EGVP-Clients ist jedoch kurzfristig nicht vorgesehen Darum empfehlen wir allen Nutzern, das jüngste Java-Update vorerst nicht zu installieren, da die vollständige Funktionsfähigkeit der ELRV-Software nicht gewährleistet ist.

Generell sollten Java-Updates nur installiert werden, wenn sichergestellt ist, dass alle Programmkomponenten mit der neuen Version problemlos arbeiten. Wir werden Sie hierüber informieren, sobald uns die entsprechenden Informationen vorliegen. Informationen zu den mit dem EGVP-Client kompatiblen Java-Versionen finden Sie auf den Seiten des Anbieters bremen online services unter http://www.bosbremen. de/service/kap5_4_1_1.html.

Aufbau der durch SigNotar verwendeten Verzeichnisse

Zahlreiche Anfragen im Support betreffen den Aufbau der durch SigNotar verwendeten Verzeichnisse. Die Verzeichnisstruktur von SigNotar hat sich seit der Version 2.0.5 nicht geändert. Es bestehen die folgenden Unterverzeichnisse:
  • Das Verzeichnis Zwischenablage bildet die virtuelle Unterschriftenmappe des Notars. Es dient zur Aufnahme vorbereiteter Dokumente, welche noch nicht signiert worden sind.
  • Das Verzeichnis Vermerkvorlagen dient zur Aufnahme vorbereiteter Beglaubigungsvermerke im Rich Text Format (RTF).
  • Signierte Dokumente werden im Verzeichnis Signiert abgelegt.
  • Das Verzeichnis Unsigniert dient der Aufnahme der Dokumente, welche bei der gemeinsamen Signatur mehrer Dokumente (Massensignatur) aus dem Signaturprozess genommen wurden.
  • Nachdem Dokumente bearbeitet wurden, können die Ausgangsdokumente entweder gelöscht werden, oder sie werden in das Verzeichnis TiffVorlagen verschoben.
  • Die für einen Notarvertreter vorbereiteten Dokumente werden in das Verzeichnis Vertretung gespeichert.

Diese Verzeichnisse werden automatisch angelegt. Soll von jedem Arbeitsplatz auf einheitliche Verzeichnisse im Netzwerk zugegriffen werden, so können hierfür die Einstellungen „globale Zwischenablage“ und „globale Ablage“ im Bereich Optionen genutzt werden. Dies ist etwa bei Verwendung eines Netzwerkscanners oder eines für alle Mitarbeiter und Notare geltenden Ablageverzeichnisses sinnvoll. Der Text der Beglaubigungsvermerke einer elektronischen beglaubigten Abschrift (§ 39a BeurkG) und des Ausdrucks eines qualifiziert signierten elektronischen Dokuments (§ 42 Abs. 4 BeurkG) muss nicht selbst formuliert werden, da für jeden angelegten Nutzer automatisch Vorlagen in dem Verzeichnis Vermerkvorlagen angelegt werden. Sind diese Vorlagen nicht gewünscht, können eigene Dokumente, welche im RTF-Format vorliegen müssen, in diesem Verzeichnis angelegt und dort mit den passenden Dateinamen versehen werden. Durch die Verwendung der Syntax <NOTAR>, <VERTRETER> und <DATUM> kann der jeweilige Unterzeichner und das Tagesdatum automatisch eingefügt werden. Mit den Platzhaltern <VORLAGE> und <AUSZUG> werden Angaben zur Qualität der Vorlage und im Fall einer auszugsweisen Ausfertigung oder Abschrift übernommen. Über den Button „Beglaubigung laden“ können die gespeicherten Vermerke bei der Vorbereitung von Dokumenten als Beglaubigungsvermerk verwendet werden. Die folgende Übersicht zeigt die von SigNotar angebotenen RTF-Vorlagen und deren Bedeutung:
  • Beglaubigung.rtf: Beglaubigungsvermerk nach § 39a BeurkG. Der Vermerk wird bei Beglaubigung eines elektronischen TIFF-Dokuments durch den Notar an das Dokument angefügt.
  • Pruefvermerk.rtf: Beglaubigungsvermerk nach § 42 Abs. 4 BeurkG. Dieser Vermerk wird zur Dokumentation der Signaturprüfung verwendet.
  • Beglaubigung_Vertretung.rtf und Pruefvermerk_Vertretung: Beglaubigungsvermerke bei Beglaubigung durch einen Notarvertreter
Daneben sind Textvorschläge zur Dokumentation des Ergebnisses der Signaturprüfung enthalten. Sollte SigNotar die abgefragte Qualität der Vorlage (z.B. Urschrift) nicht in den Text der Beglaubigung übernehmen, so ändern Sie bitte den Text der Vermerkvorlage entsprechend den Hinweisen in den NotarNet-FAQs unter http://support.notarnet.de/otrs/public.pl?Action=PublicFAQ&CategoryID=14&ItemID=
115
. Hinweise zum Anlegen der Verzeichnisse bei der Installation finden Sie im Installations- und Anwendungshandbuch (http://www.notarnet.de/elrv/software/doc/ELRV_HB_D4.pdf) ab Seite 12.

Neu im Notarnetz: Sichere Wartungszugänge, neue AGB und Sicherheitsrichlinien

Systemen, der Sicherstellung der Betriebsbereitschaft und sie werden zur Hilfestellung bei Anwenderfragen genutzt. Da hierüber eine Verbindung zu einem externen Computersystem aufgebaut wird und damit ungeschützte Hintertüren zum Bürosystem geöffnet werden können, müssen Fernwartungszugänge besonders abgesichert werden. Die Bundesnotarkammer hatte daher bereits im Rundschreiben
41/1996 folgende Empfehlungen für Wartungszugänge gegeben:
  • Die Aktivierung der Verbindung sollte ausschließlich durch den Notar, verbunden mit einer Identifizierungs- und Legitimierungsfunktion auf Seiten der EDV-Firma (z. B. Passwort) erfolgen.
  • Der Notar sollte alle zur Durchführung der Wartung ausgeführten Arbeiten und Datenübermittlungen an seinem Bildschirm über die Online-Verbindung verfolgen können.
  • Die Fernwartungs-Verbindung sollte nur für den Zeitraum der Service-Tätigkeit aufrechterhalten werden, mit der Möglichkeit eines jederzeitigen Abbruchs durch den Notar.

Aufgrund häufiger Nachfragen wird der Leistungsumfang des Notarnetz-Grundpakets in Kürze um eine Fernwartungslösung erweitert, die den Sicherheitsempfehlungen der Bundesnotarkammer entspricht. Der Notar kann im Notarnetz-Portal online Zugänge für seine Systembetreuer abrufen. Der Wartungszugang ist ohne Mehrkosten im Leistungsumfang des Notarnetzes enthalten. Voraussichtlich wird die
Fernwartungslösung (Informationen, Programme zum Abruf, Anleitungen) im Notarnetz-Portal Anfang Mai zur Verfügung stehen.
In Vorbereitung ist weiterhin eine Online-Lösung zur Datensicherung und zur Ablage wichtiger Dokumente und Daten an zentraler Stelle, die die periodische Datensicherung im Notariat übernehmen kann.

Die neuen AGB und Sicherheitsrichtlinien des Notarnetzes geben mehr Raum für flexible Lösungen und wurden bezüglich aktueller Sicherheitsanforderungen grundlegend überarbeitet. Das neue Sicherheits-Gesamtkonzept umfasst gemäß den Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auch Empfehlungen zum Aufbau des lokalen Bürosystems und bezieht auch die Themen Heimarbeitsplätze und Fernwartungszugänge, sowie Handlungsempfehlungen an Benutzer mit ein.

Auszug der Liegenschaftskarte bei elektronischer Grundbuchauskunft in NRW

Die elektronische Grundbuchauskunft des Landes NRW bietet seit kurzem die Möglichkeit, einen Auszug der Liegenschaftskarte der in dem jeweiligen Grundbuchblatt verzeichneten Grundstücke anzuzeigen. Die Auskunft ist eine auch für Notare angebotene, mit der Abrufgebühr abgegoltene Leistung der Justiz. Die Aktualität des Auszuges wird allerdings nicht garantiert. Muss der tagesaktuelle Inhalt der Liegenschaftskarte rechtssicher festgestellt werden, so sollte deshalb weiterhin ein Auszug über die Katasterbehörden eingeholt werden.

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