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Empfehlung bezüglich der Erstellung elektronischer Dokumente im Notariat

I. Elektronischer Rechtsverkehr im Notariat

Zum Handelsregister können Anmeldungen und Unterlagen gem. § 12 HGB grundsätzlich nur noch elektronisch eingereicht werden. Auch Anmeldungen und Einreichungen zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind gem. §§ 11 Abs. 4, 157 GenG sowie § 5 PartGG elektronisch vorzunehmen. Mehrere Bundesländer haben zudem elektronische Anmeldungen zum Vereinsregister nach § 14 Abs. 4 FamFG ermöglicht.

Daneben startete der elektronische Grundbuchverkehr in Baden-Württemberg, Sachsen, Schleswig-Holstein und in Rheinland-Pfalz (s.a. http://elrv.info/de/elektronischer-rechtsverkehr/rechtsgrundlagen/ElRv_Uebersicht_BL.html)

In der notariellen Praxis bedeutet dies, dass zunehmend Dokumente in die elektronische Form gebracht werden müssen.

Da die Dokumente elektronisch versandt und anschließend auf Justizseite gespeichert und ggf. auch, bspw. im Registerportal, beauskunftet werden, sollte die Dateigröße der Dokumente möglichst gering gehalten werden. Dabei steht die Lesbarkeit des Dokumentes im Vordergrund. Eine Fotoqualität ist nicht sinnvoll: Die im Scanner maximal verfügbaren Auflösungen und Farbqualitäten sollten daher nur im absoluten Ausnahmefall verwendet werden.

II. Formate: PDF/A oder TIFF?

1.
Im elektronischen Grundbuch- und Handelsregisterverkehr sind im Ergebnis derzeit folgende Formate für die Einreichung elektronischer Dokumente zugelassen bzw. geeignet:

  • TIFF (Tagged Image File Format), mit wenigen Ausnahmen jedoch nur mit schwarz/weiß-Kodierung (CCITT/ TTS Gruppe 4) zulässig,
  • PDF/A (Unterart des Portable Document Format - PDF -, welches von der ISO zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente genormt wurde)

2.
PDF/A ist hierbei das vorzugswürdige Format. Gründe hierfür sind:

  • PDF/A Dokumente können unmittelbar aus Textdateien (z. B. Word*) erstellt werden und beinhalten dann regelmäßig nur Text und die zur Darstellung des Textes erforderlichen Informationen. Diese PDF/A-Dateien sind im Ergebnis sehr klein. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Dokumentdatei inhaltlich durchsucht werden kann und Textteile per Kopieren und Einfügen (Copy & Paste) am Computer kopiert und weiterverwendet werden können.
  • Es gibt keine Beschränkung von PDF/A-Dateien auf schwarz-weiß.
  • Auch gescannte PDF/A-Dateien sind regelmäßig kleiner als TIFF-Dateien.
  • PDF/A-Dokumente können auch die qualifizierte elektronische Signatur beinhalten; die bundesweite Zulässigkeit der Inline-Signatur ist derzeit noch nicht gegeben.
  • Das PDF/A-Format ist besonders geeignet für die Langzeitspeicherung.
Der Nachteil von PDF/A ist derzeit noch dessen eingeschränkte Verbreitung.

* seit Office 2007 als Zusatzfunktion und ab Office 2010 standardmäßig

3.
Die dauerhafte Zulässigkeit des TIFF-Formates ist schon im Hinblick auf die fehlende Eignung für barrierefreie Dokumente zweifelhaft.

III. Validierung in SigNotar

Die Teilkomponente SigNotar aus dem von der NotarNet GmbH angebotenen Programmpaket XNotar/SigNotar ist so konzipiert, dass möglichst nur für den elektronischen Rechtsverkehr zugelassene bzw. geeignete Dokumente vom Notar übermittelt werden.
  1. SigNotar wandelt farbige TIFF-Dokumente in schwarz-weiße Dokumente.
  2. SigNotar prüft, ob verwendete PDF-Dateien dem PDF/A-Standard entsprechen und weist anderenfalls die PDF-Datei zurück.

IV. Scannen in Schwarz-Weiß oder Farbe?

Unabhängig von der weitgehenden Unzulässigkeit von farbigen TIFF-Dateien sollten reine Textdokumente grundsätzlich in schwarz-weiß gescannt werden, und zwar auch dann, wenn bspw. Unterschriften und Siegel Farbanteile beinhalten. Die Vorgehensweise sollte dem papiergebundenen Verfahren vergleichbar sein. Auch hier werden nahezu alle Dokumente schwarz-weiß kopiert und eingereicht.

Beinhalten die einzureichenden Dokumente farbige Einzeichnungen oder Pläne, die inhaltsrelevant sind und daher auch im elektronischen Dokument dargestellt werden müssen, bleibt regelmäßig nur die Möglichkeit der Erstellung eines (farbigen) PDF/A-Dokumentes. Auch hierbei kommt in Hinblick auf die Dateigröße ggf. in Betracht, Textanteile in schwarz-weiß zu scannen und die farbigen Seiten separat zu scannen. Mit SigNotar können diese Dokumentteile dann zu einem Dokument zusammengefügt werden.

V. Welche Auflösung (dpi) soll beim Scannen verwendet werden?

Auch über die verwendete Auflösung kann die Dateigröße gesteuert werden.

Einige Bundesländer empfehlen in ihren Bearbeitungsvoraussetzungen eine Auflösung bei schwarz-weiß Dokumenten von 300 dpi. Eine Auflösung von 200dpi entspricht der Fax-Qualität. Die verwendete Auflösung sollte in diesem Bereich liegen.
Bei Farbscans führt schon diese Auflösung teilweise zu enormen Dateigrößen. In vielen Fällen ist bereits eine deutlich geringere Auflösung ausreichend. Im Einzelfall empfiehlt sich ein Test.


VI. Wie kann ein elektronisches Dokument erstellt werden?

Die Erstellung eines elektronischen Dokumentes kann auf verschiedene Weise erfolgen:
  1. Einscannen des Papierdokumentes
  2. Speichern eines Textdokumentes als PDF/A-Datei (z. B. aus Word)
  3. Verwendung eines PDF- oder TIFF-Druckers,
  4. Umwandlung mit Spezialsoftware

1.
Der Scanvorgang entspricht am ehesten den bisherigen Arbeitsabläufen und ersetzt die Kopie. Der Nachteil liegt darin, dass das Dokument anschließend normalerweise nicht durchsuchbar ist. Tiff-Dateien können regelmäßig problemlos von Scannern erstellt werden. Die Verbreitung von Scannern, die unmittelbar PDF/A-Dateien erzeugen können, ist noch relativ gering. Zunehmend unterstützen neuere Geräte aber auch das PDF/A-Format, so dass bei einer Neuanschaffung darauf geachtet werden sollte.

2.
Das Speichern eines Textdokumentes als PDF/A-Datei unmittelbar aus der Textverarbeitung entspricht der ursprünglichen Abschrift. Beim Einsatz dieser Verfahrensweise ist vorwiegend darauf zu achten, dass das Textdokument inhaltlich mit dem Originaldokument übereinstimmt und keine – auch unbeabsichtigten – Änderungen enthält. Der Vorteil dieser Art der Dokumenterstellung liegt in der Durchsuchbarkeit des Dokumentes und der regelmäßig sehr geringen Größe.

3.
Wenn die eingesetzte Textverarbeitung keinen PDF/A-Export ermöglicht, kommt die Verwendung eines PDF- oder Tiff-Druckers in Betracht. Derartige Druckertreiber gibt es teilweise auch als Freeware, z. B. PDFCreator. Bei Verwendung eines PDF-Druckers ist darauf zu achten, dass das PDF/A-Format unterstützt wird. Derartige Druckertreiber können bspw. auch eingesetzt werden, um PDF-Dateien in PDF/A umzuwandeln, wenn der eingesetzte Scanner keine PDF/A-Dokumente erstellen kann. Allerdings ist das Ergebnis dieser Umwandlung teilweise nicht einwandfrei.

4.
Daneben gibt es eine Vielfalt von kostenpflichtiger Spezialsoftware, um PDF/A-Dateien zu erzeugen.


VII. Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner?

Die Frage, ob ein Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner vorzugswürdig ist, hängt stark von den Gegebenheiten und Arbeitsabläufen im Notariat ab.

Ein Netzwerkscanner bietet insbesondere als Scanner-Kopierer-(Fax)-Kombination regelmäßig diverse Vorteile:
  • Regelmäßig hohe Scan-Geschwindigkeit
  • zentraler Scan-Vorgang, der Dokumenten-Scan braucht nicht vom Sachbearbeiter vorgenommen zu werden
  • kein Platzverbrauch am Arbeitsplatz
  • Verfügbarkeit bei mehreren Sachbearbeitern
  • Scan-Funktionen sind bei modernen Digital-Kopierern regelmäßig bereits enthalten.
Ein Arbeitsplatzscanner hat den Vorteil, dass für den Scan-Vorgang der Arbeitsplatz nicht verlassen werden muss.

Bei der Neuanschaffung eines zentralen Kopierers sollte überlegt werden:

  1. Ist am Aufstellort ein Netzwerkanschluss vorhanden oder kann dieser mit angemessenem Aufwand hergestellt werden?
  2. Ist der Netzwerkscanner für den Sachbearbeiter erreichbar oder kann der Scan-Vorgang delegiert werden?
  3. Welche Urkunden/Dokumente sollen grundsätzlich elektronisch gespeichert werden? Ein zentraler Speicherort empfiehlt sich, um Mehrfach-Scans zu vermeiden und eine ständige Zugriffsmöglichkeit zu gewährleisten.
  4. Unterstützt der Scanner das PDF/A-Format?


VIII. PDF/A

PDF/A gibt es derzeit in verschiedenen Ausprägungen:
  • PDF/A-1a
  • PDF/A-1b
  • PDF/A-2a
  • PDF/A-2b
Die vermeintliche Formatvielfalt spielt in der Praxis aber keine wesentliche Rolle. PDF/A-1a bzw. PDF/A-2a legen strengere Maßstäbe an die Abbildbarkeit von Text und inhaltliche Strukturierung als die jeweilige „b“-Variante. PDF/A-2 ist eine aufwärtskompatible Erweiterung von PDF/A-1, die auf einer neueren Version des PDF-Formats aufsetzt und die dadurch eingeflossenen technischen Neuerungen wie bspw. JPEG2000 berücksichtigt.

Für alle PDF/A-Versionen gibt es eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit des Dokumentes und damit die Eignung für die Langzeitarchivierung.

Im Ergebnis spielt es für das Notariat keine Rolle, welche PDF/A-Version eingesetzt wird.


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