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Verschiedene Dokumentarten bei der Handelsregisteranmeldung

Bei der Anmeldung von Daten zum Handelsregister müssen neben den Strukturdaten auch die jeweiligen Dokumente selbst elektronisch übermittelt werden. Hierzu werden die Dokumente einer Handelsregisteranmeldung als Anlagen angefügt, welche zwingend mit einer bestimmten Dokumentenart (z.B. Anmeldung, Liste der Gesellschafter) zu bezeichnen sind.

Hierdurch wird dem Bearbeiter im Registergericht und dem Auskunftssuchenden in der Handelsregisterauskunft das gezielte Auffinden der jeweils benötigten Dokumente erleichtert. Deshalb sollten niemals mehrere Papierurkunden zu einem elektronischen Dokument zusammengefasst werden, da dies eine gezielte Suche verhindert. Andererseits kommen in der notariellen Praxis Papierurkunden vor, denen mehrere Dokumentarten zuzuordnen sind. So ist in der Gründungsurkunde einer GmbH häufig neben dem vollständigen Gesellschaftsvertrag (Dokumentart „Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut“) der Beschluss über die erste Geschäftsführerbestellung (Dokumentart „Protokoll/Beschluss“) enthalten.

In der Vergangenheit haben manche Registergerichte dazu aufgefordert, in derartigen Fällen die Datei mehrfach mit unterschiedlichen Dokumentarten oder sogar mehrere auszugsweise beglaubigte Abschriften einzureichen. Dies obwohl in XNotar einem Dokument bis zu vier Dokumentenarten zugeordnet werden können. Hintergrund für die Aufforderung der Registergerichte war in der Regel, dass in den meisten Bundesländern die Registersoftware nur eine Dokumentart pro Dokument verarbeiten konnte. Zwischenzeitlich ist die Registersoftware angepasst worden, so dass auch Dokumente mit mehreren Dokumentarten den Registergerichten keine Schwierigkeiten verursachen. Damit besteht kein Anlass mehr für eine mehrfache Einreichung oder Aufteilung einheitlicher Urkunden. Zu beachten ist allerdings weiterhin, dass einem Dokument mit mehreren, unterschiedlichen Inhalten in XNotar sämtliche einschlägigen Dokumentarten zugeordnet werden.

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