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Elektronische beglaubigte Abschriften

Nach § 12 HGB müssen Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister und deren Anlagen elektronisch an das Registergericht übermittelt werden.
Soweit Dokumente in öffentlicher Form (§ 12 Abs. 1, Abs. 2 Satz 2, 2. Hs. HGB) zu übermitteln sind, sind elektronisch beglaubigte Abschriften zum Handelsregister einzureichen.

1. Verfahren der Erstellung der beglaubigten Abschrift

Die Herstellung einer derartigen elektronischen Abschrift der Papierurkunde kann grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen, je nachdem, auf welche Weise eine Abbildung des Inhalts des Papier- bzw. Ausgangsdokuments, also der Hauptschrift (§ 42 Abs. 1 BeurkG), erzeugt wird.

(1) Das Ausgangsdokument wird eingescannt. Dabei erhält das elektronische Dokument (Datei) das TIFF-Format, das nicht mehr ohne weiteres verändert werden kann.

(2) Die Datei, aus der das Ausgangsdokument durch Ausdrucken generiert wurde, wird um die Unterschriften und das Siegel ergänzt. Anders als bei der eingescannten Urkunde, die ein optisches Abbild des Ausgangsdokuments darstellt, werden die Unterschriftszeichnungen und das Siegel jedoch lediglich umschreibend wiedergegeben. Bei den Unterschriften geschieht dies i. d. R. durch die Worte „gez. (Name des Unterschreibenden)“, beim Siegel durch die Abkürzung „L.S.“ (steht für „locus sigilli“). Gleiches gilt, wenn die Hauptschrift manuell und nicht aus dem schon gespeicherten Text erstellt wird. Regelmäßig wird darüber hinaus das Dateiformat verändert, damit es wie das eingescannte Dokument nicht mehr verändert werden kann. So wird ein bearbeitbares Textformat, z. B. ein Word-Dokument, in ein unveränderbares Format, z. B. in PDF/A oder in TIFF, umgewandelt.

Auch die vorgenannte zweite Variante der Fertigung von beglaubigten Abschriften ist zulässig. Denn Zweck der beglaubigten Abschrift ist es, dass in ihr der Notar die inhaltliche Übereinstimmung einer bestimmten Abschrift mit einer bestimmten Hauptschrift bestätigt. Die optische Übereinstimmung wird nicht verlangt. Nähere rechtliche Ausführungen zur Zulässigkeit der Erstellung elektronischer beglaubigter Leseabschriften finden Sie hier. Zudem wurde die Zulässigkeit der Erstellung von elektronischen beglaubigten Leseabschriften von verschiedenen Gerichten bereits ausdrücklich festgestellt (LG Chemnitz MittBayNot 2007, 340, RNotZ 2007, 165; LG Regensburg MittBayNot 2007, 522).

2. Beglaubigungsvermerk

a) Inhalt des Beglaubigungsvermerks
Gemäß § 42 Abs. 1 BeurkG soll im Beglaubigungsvermerk des Notars festgestellt werden, ob das Ausgangsdokument eine Urschrift, eine Ausfertigung, eine beglaubigte Abschrift oder eine einfache Abschrift ist. Ein Fehlen dieser Soll-Angabe führt nicht zur Unwirksamkeit der Beglaubigung. Diese tritt nur bei einem Verstoß gegen die zwingenden Muss-Vorschriften des BeurkG ein. Die nachfolgende Fassung des Vermerks berücksichtigt diese rechtliche Vorgabe.

„Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit der mir als Papierdokument vorliegenden ([alternativ] Urschrift/Ausfertigung/beglaubigten Abschrift/einfachen Abschrift).“

b) Verfahren zur Erstellung des Beglaubigungsvermerks
Nach den Ausführungen unter vorstehender lit. a) ist die Art der Erstellung der beglaubigten Abschrift unerheblich. Maßgeblich ist allein das Vorliegen der inhaltlichen Übereinstimmung. Daher ist auch unerheblich, wie der Beglaubigungsvermerk erstellt wird. Insbesondere kann er auch auf andere Weise als über die Funktion des Programms von SigNotar angefügt werden.

Entschieden wurde dies vom LG Regensburg (MittBayNot 2007, 522 [LS]; RNotZ 2007, mit Anm. Kirchner) für den folgenden Sachverhalt: Die Urschrift der Handelsregisteranmeldung wird nicht direkt eingescannt, sondern zunächst kopiert. Auf die Kopie wird am Schluss des Textes der Urkunde der Beglaubigungsvermerk aufgestempelt. Der Text des Stempelabdrucks lautet wie folgt:

„Die Übereinstimmung des vorstehenden Abbildes mit der Urschrift wird beglaubigt.
Musterstadt, den [Datum]
Mustermann, Notar“

Anschließend wird diese Vorlage, also die mit dem aufgestempelten Beglaubigungsvermerk versehene Kopie der Urschrift, eingescannt. Die durch das Einscannen erzeugte TIFF-Datei signiert der Notar unmittelbar elektronisch mit seiner Notarsignaturkarte, die auch das Notarattribut enthält.

c) Literaturhinweis
Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, 94 ff.

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