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Der elektronische Handelsregisterverkehr

1. Verfahrensablauf

Ihre größte praktische Bedeutung erlangt die elektronische notarielle Urkunde im Handelsregisterverfahren. Hier geht es um die Transformation einer papiergebundenen notariellen Urkunde (wie z. B. der Handelsregisteranmeldung oder der GmbH-Gründungs-urkunde) in eine elektronische Urkunde. Die Anforderungen des § 12 HGB werden dabei wie folgt umgesetzt:
  • In einem ersten Schritt wird – wie bisher – die in Papierform in Urschrift vorliegende Handelsregisteranmeldung vom Antragsteller eigenhändig unterzeichnet. Zusätzlich errichtet der Notar in Papierform sein übliches Zeugnis (Unterschriftsbeglaubigungsvermerk) und verbindet es mit der Handelsregisteranmeldung. Damit unterscheidet sich das Original der Handelsregisteranmeldung nicht von seiner bisherigen Form.
  • In einem zweiten Schritt ist diese Papierurkunde in elektronische Form zu überführen. Im Ergebnis geschieht dies durch Fertigung elektronischer beglaubigter Abschriften.
Beim elektronischen Handelsregisterverkehr hat der Notar also zwei Zeugnisurkunden gem. §§ 39, 39a BeurkG zu fertigen.
  • Mit dem ersten in Papierform gem. §§ 39, 40 BeurkG gefertigten Vermerk wird die Unterschrift des Antragstellers unter der Handelsregisteranmeldung beglaubigt (vorstehender 1. Aufzählungspunkt), also die Identität des Antragstellers festgestellt.
  • Das zweite Zeugnis bezüglich der Abschriftsbeglaubigung wird in elektronischer Form gem. §§ 39, 39a, 42 BeurkG gefertigt (vorstehender 2. Aufzählungspunkt). Mit ihm wird die inhaltliche Übereinstimmung der elektronischen Datei mit dem Papierdokument (welches z. B. bei der Handelsregisteranmeldung die Unterschriftsbeglaubigung mit beinhaltet) bestätigt.

2. Form der einzureichenden Dokumente

a) Grundsätzliches
Die Formanforderungen an einzureichende Dokumente sind in § 12 Abs. 2 Satz 2 HGB geregelt:
  • Ist eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder ist für das Dokument die Schriftform bestimmt (vgl. z. B. §§ 8 Abs. 1 Nr. 3, § 39 Abs. 2, 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG), genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung (§ 12 Abs. 2 Satz 2, 1. Hs. HGB).

    Damit genügt die Einreichung eines Scans der privatschriftlichen Urschrift dieser Dokumente. Unklar ist hingegen, ob auch die Einreichung einer „einfachen“ elektronischen „Leseabschrift“ möglich ist, bei der die Unterschriften auf dem privatschriftlichen Dokument mit „gez. (Name des Unterschreibenden)“ kenntlich gemacht werden, ohne dass zusätzlich eine beglaubigte Abschrift gefertigt wird (siehe zu letzterem die Ausführungen „Erzeugung elektronischer Urkunden auf der Grundlage von elektronischen Leseabschriften“).

  • Ist ein notariell beurkundetes Dokument oder eine öffentlich beglaubigte Abschrift einzureichen, so ist eine elektronische notarielle Urkunde nach § 39a BeurkG zu übermitteln (§ 12 Abs. 2 Satz 2, 2. Hs. HGB).

b) Leseabschrift auch bei in „elektronischer Aufzeichnung“ einzureichenden Dokumenten (§ 12 Abs. 2 Satz 2, 2. Hs. HGB)
Bei der „einfachen“ elektronischen „Leseabschrift“ werden die Unterschriften auf dem privatschriftlichen Dokument mit „gez. (Name des Unterschreibenden)“ kenntlich gemacht, ohne dass zusätzlich eine beglaubigte Abschrift gefertigt wird. Konkret geht es darum, ob auch hier das Tatbestandsmerkmal der „elektronischen Aufzeichnung“ erfüllt ist. Dieser Begriff wird an keiner Stelle des Gesetzes näher erläutert. Auch in der Begründung des Regierungsentwurfs des EHUG finden sich zu dieser Fragestellung keine Ausführungen. Geht man vom Wortlaut „Aufzeichnung“ aus, spricht viel dafür, dass es sich um ein optisches Abbild der Papierurkunde, also um einen Scan, handeln muss. Der Gesetzgeber benutzt eben gerade nicht den Begriff der Abschrift. Auch der Umstand, dass bislang Urschriften dieser Dokumente eingereicht wurden, kann ein Argument dafür sein, ausschließlich ein optisch übereinstimmendes Dokument zuzulassen.
 
Will man gleichwohl auf das Verfahren der Fertigung von Leseabschriften auch bei privatschriftlichen Dokumenten nicht verzichten, bietet es sich an, ebenfalls elektronische beglaubigte „Leseabschriften“ der Urschriften zu erstellen (siehe hierzu die Ausführungen „Erzeugung elektronischer Urkunden auf der Grundlage von elektronischen Leseabschriften“).
Literaturhinweis: Apfelbaum/Bettendorf, RNotZ 2007, 89, 97.

3. Einreichung als Bote oder Stellvertreter

Im Rahmen der Registeranmeldung ist klarzustellen, ob der Notar als bloßer Bote oder als Vertreter der Urkundsbeteiligten, ggfs. i.V.m. der Vermutungsregelung des § 129 FGG, handelt. Denn an die Antragstellung durch den Notar selbst (und nicht als Bote der Übermittlung) knüpfen sich andere verfahrensrechtliche Wirkungen. Nur bei einer Antragstellung durch den Notar ist z.B. die Eintragungsmitteilung ihm zuzusenden, steht ihm die Befugnis zur Rücknahme des Antrags zu und kann er für die Beteiligten Beschwerde einlegen. Um dies klarzustellen, wurde bislang mit den Handelsregisteranmeldungen häufig ein Anschreiben mit versendet, in dem nochmals ausdrücklich ein Eintragungsantrag durch den Notar gestellt wurde. Auch wenn eine solche ausdrückliche Erklärung fehlt, ist aufgrund der Vermutungsregelung in § 129 FGG regelmäßig von der eigenen Antragstellung des Notars auszugehen. Sollte der Notar daher im Ausnahmefall nur einmal als Bote der Übermittlung handeln, ist dies klarzustellen. Dies kann in einem Anschreiben erfolgen. Allerdings fordern einige Registergerichte trotz der Vermutungsregelung in § 129 FGG immer noch eine ausdrückliche eigene Antragstellung des Notars.

4. Einreichung von großen Urkunden

Bei der Einreichung von großen und umfangreichen Urkunden zum Registergericht in elektronischer Form kann sich das Problem ergeben, dass die in den auf der Grundlage der Rechtsverordnungen über den elektronischen Rechtsverkehr erlassenen Bearbeitungsvoraussetzungen festgelegten Dateigrößen überschritten werden. So darf das Gesamtvolumen der in einer Nachricht zu übermittelnden Dateien einheitlich nicht mehr als 30 MB betragen. Wird diese Grenze überschritten, bestehen zwei Möglichkeiten:
  • Von der Urkunde sind mehrere auszugsweise beglaubigte Abschriften zu erstellen, die jeweils eine maximale Dateigröße von 30 MB aufweisen und an das Registergericht in mehreren Teilen zu übermitteln.
  • Die Rechtsverordnungen der Länder über den elektronischen Rechtsverkehr sehen i. d. R. eine Bestimmung zur Ersatzeinreichung (in Papierform oder elektronisch auf einem Datenträger) vor, wenn eine Übermittlung über EGVP nicht möglich ist. Regelmäßig wird von dieser Regelung auch der Fall des Überschreitens der Dateigröße erfasst.

5. Vollmachtsnachweis bei Anmeldungen zu Publikumspersonengesellschaften

Im elektronischen Handelsregisterverkehr bereiten Anmeldungen zu Publikumspersonengesellschaften Schwierigkeiten. Eine Ausführliche Auseinandersetzung mit dieser Problematik entnehmen Sie bitte den Ausführungen „Vollmachtsnachweis bei Anmeldung zu Publikumsgesellschaften“.

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