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Vollmachtsnachweis bei Anmeldungen zu Publikumspersonengesellschaften

Im elektronischen Handelsregisterverkehr bereiten Anmeldungen zu Publikumspersonengesellschaften Schwierigkeiten. Gemäß § 108 HGB müssen alle Gesellschafter den Beitritt jedes weiteren Gesellschafters einer bestehenden Gesellschaft zum Handelsregister anmelden.
Da dies beim Vorhandensein einer Vielzahl von Gesellschaftern unpraktikabel ist, werden regelmäßig an den geschäftsführenden Gesellschafter Vollmachten zur Vornahme der Handelsregisteranmeldung erteilt.

Die im elektronischen Rechtsverkehr entstandenen Unsicherheiten bei der Anmeldung eines Gesellschafterbeitritts beruhen vor allem darauf, dass in der Registerpraxis bislang als Nachweis des Vorhandenseins und Fortbestehens der Vollmachten in Anlehnung an die Bestimmung des § 172 BGB die Urschrift der Vollmachtsurkunde zum Registergericht eingereicht und dort dauerhaft verwahrt worden ist. Der elektronische Handelsregisterverkehr bringt es hingegen mit sich, dass lediglich elektronische beglaubigte Abschriften der Vollmachten zum Registergericht eingereicht werden können, die Erteilung einer Ausfertigung hingegen ist nicht möglich.

Die Praxis der Registergerichte bei der Anforderung des Nachweises einer Vollmacht ist unterschiedlich. Teilweise wird immer noch die Vorlage der Urschrift der Vollmacht in Papierform verlangt.

Für den Vollmachtsnachweises bei der Anmeldung zu Publikumspersonengesellschaften gelten die folgenden Grundsätze:

1. Erstanmeldung von Publikumsgesellschaften und Vollmacht des beitretenden Gesellschafters

Bei der Erstanmeldung einer Publikumsgesellschaft sind die Vollmachten aller vertretenen Gesellschafter in elektronischer beglaubigter Abschrift an das Registergericht zu übermitteln. Dieses Erfordernis ergibt sich aus § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB. Da die elektronischen beglaubigten Abschriften in der Praxis regelmäßig zeitnah erstellt sein werden, ist für das Registergericht eine vergleichbare Nachweismöglichkeit hinsichtlich des Fortbestehens von Vollmachten wie bei der bisherigen Einreichung von Originalen gegeben.
Entsprechendes gilt für die Handelsregistervollmacht bei der Anmeldung eines beitretenden Gesellschafters. Auch dessen Vollmacht ist gemäß § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB in elektronischer beglaubigter Abschrift an das Registergericht zu übermitteln. Hinsichtlich des Vollmachtsnachweises der im Zeitpunkt des Beitrittes bereits vorhandenen Altgesellschafter wird auf die nachfolgende Ziffer 2. verwiesen.

2. Spätere Anmeldefälle und Nachweis des Bestehens bzw. Fortbestehens der Vollmacht bei Alt-Gesellschaftern

Erfolgt ein Beitritt eines weiteren Gesellschafters zu einer Personengesellschaft, muss die Anmeldung gemäß § 108 HGB auch durch sämtliche Alt-Gesellschafter bewirkt werden. Hinsichtlich des Nachweises des Bestehens bzw. Fortbestehens der Vollmacht ist grundsätzlich zwischen den Alt-Gesellschaftern zu differenzieren, deren Eintritt bzw. Beitritt vor dem 01.01.2007 bzw. nach dem 31.12.2006 über eine Registervollmacht angemeldet worden ist.

a) Bei den Gesellschaftern, deren Eintritt oder Beitritt vor dem 01.01.2007 angemeldet worden ist, ist das papiergebundene Original grundsätzlich noch in den Registerakten vorhanden. Wie bislang im papiergebundenen Handelsregisterverkehr kann auf diese Vollmacht in der Handelsregisteranmeldung Bezug genommen werden. Insofern ist keine Änderung der Rechts- und Sachlage durch den elektronischen Registerverkehr eingetreten.

b) Bei den Gesellschaftern, deren Eintritt oder Beitritt nach dem 31.12.2006 angemeldet worden ist, ist regelmäßig lediglich eine elektronische beglaubigte Abschrift in den Registerakten vorhanden. Dementsprechend ist die Rechtslage unübersichtlicher.

aa) Es sprechen verschiedene Gründe dafür, dass eine Bezugnahme in der Handelsregisteranmeldung auf die zum Registergericht bereits eingereichten beglaubigten Abschriften möglich ist.

Eine zeitnahe Erstellung der beglaubigten Abschrift von der Urschrift als funktionaler Ersatz der Vorlage der Urschrift kann daher nach unserer Auffassung vom Registergericht nicht verlangt werden.
  • Zwar kann gemäß § 172 Abs. 1 BGB im rechtsgeschäftlichen Verkehr das Bestehen einer Vollmacht rechtssicher nur durch die Vorlage der Urschrift der Vollmachtsurkunde nachgewiesen werden. Insofern ist der Rechtsverkehr durch einen gesetzlichen Rechtsscheinstatbestand geschützt. Jedoch müssen die materiellrechtliche Ebene des § 172 BGB und die registerrechtliche Ebene voneinander unterschieden werden. Auch bei der nicht zeitnah erstellten elektronischen beglaubigten Abschrift liegt als Nachweis eine öffentliche Urkunde vor. Regelmäßig ist diese im Registerverfahren ausreichend. Dies ergibt sich auch aus dem Wortlaut des § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB, der auf die öffentliche Form des § 12 Abs. 1 Satz 1 HGB Bezug nimmt, jedoch keine Aussage zum Zeitpunkt der Erstellung der Urkunde enthält.
  • Auch im bisherigen papiergebundenen Handelsregisterverkehr wurde von der Rechtsprechung die Vorlage einer öffentlich beglaubigten Abschrift der Vollmachtsurkunde als ausreichender Nachweis für das Bestehen und Fortbestehen der Vollmacht angesehen. Die Vorlage des Originals der Vollmachtsurkunde war danach nicht erforderlich. Etwas anderes gilt nur, wenn Anhaltspunkte für einen etwaigen Widerruf der Vollmacht vorliegen (BayObLGZ 1975, 137, 141 f.).
bb) Sollte vom Registergericht trotz der vorstehenden Argumente die Vorlage einer zeitnah erstellten beglaubigten Abschrift verlangt werden, bietet es sich aus Kostengründen an, nicht pro Vollmachtsurkunde jeweils eine einzelne beglaubigte Abschrift zu erstellen, sondern eine gebündelte beglaubigte Abschrift aller Vollmachtsurkunden einzureichen. Hierdurch kann der mehrfache Anfall der Mindestgebühr des § 55 KostO vermieden werden. Allerdings ist mit dem jeweiligen Registergericht stets abzuklären, ob eine gebündelte Einreichung der beglaubigten Abschriften nach den örtlichen Verfahrensbestimmungen zugelassen wird.

Auch die praktische Abwicklung dieses Lösungswegs ist vergleichsweise einfach durchzuführen, wenn Registeranmeldungen bei Publikumsgesellschaften jeweils durch denselben Notar vorgenommen werden. In diesem Fall kann das Bündel der Vollmachten in der elektronischen Ablage vorgehalten und durch die Vollmachten der neu beitretenden Gesellschafter ergänzt werden. Sind die Originale der Vollmachtsurkunden ebenfalls beim Notar vorhanden, kann er jeweils einen aktuellen Beglaubigungsvermerk erstellen.

cc) Zusätzlich zur Vorlage der Vollmachtsurkunden in beglaubigter Abschrift könnte der Notar als funktionales Äquivalent zur Vorlage der Vollmachten in Urschrift bestätigen, dass das Original der Vollmachtsurkunde dem Notar jeweils noch vorliegt und keine Anhaltspunkte für einen Widerruf gegeben sind. Eine derartige Notarbestätigung verbessert nochmals die Erkenntnismöglichkeiten des Registergerichts. Für ein derartiges Verlangen des Registergerichts ist jedoch keine eindeutige gesetzliche Grundlage erkennbar.

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