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Vom Notarvertreter erstellte Urkunden

1. Eigene Signaturkarte des Notarvertreters

Jeder Notarvertreter muss über eine eigene Signaturkarte verfügen, weil die qualifizierte elektronische Signatur das elektronische Äquivalent der eigenhändigen Unterschrift ist. Dies ergibt sich aus §§ 126 Abs. 3, 126a BGB.

Der Notarvertreter muss gemäß § 39a Satz 2 BeurkG das zu beglaubigende elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Insoweit ergeben sich keine Unterschiede zu der vom Notar gefertigten elektronischen Urkunde. Demnach muss das einzelne zu beglaubigende Dokument, also die eingescannte Urkunde (z.B. Handelsregisteranmeldung, GmbH-Gründungsurkunde), die nach dem Einscannen regelmäßig im Dateiformat TIFF vorliegen wird, vom Notarvertreter elektronisch signiert werden.

2. Nachweis der Notareigenschaft des vertretenen Notars (§ 39a Satz 4 BeurkG)

Der nach § 39a Satz 4 BeurkG erforderliche Nachweis der Notareigenschaft des vertretenen Notars kann bei vom Notarvertreter erstellten Urkunden grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen:

(1) In der Regel wird der Nachweis über eine elektronische beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde geführt. In § 33 Abs. 4 Satz 2 DONot ist diese Möglichkeit ausdrücklich vorgesehen.

Die elektronische Kopie kann dabei aus beurkundungsrechtlicher Sicht (§ 3 BeurkG) nicht vom Notarvertreter selbst beglaubigt werden, sondern nur von einem anderen Notar. Dies kann auch der vertretene Notar selbst sein. Auch ein anderer Kollege kann die Beglaubigung vornehmen. Findet sich kein anderer Kollege, der diese Aufgabe freiwillig übernimmt, kann die Beglaubigung durch den Präsidenten oder Vizepräsidenten der jeweiligen Notarkammer in seiner Eigenschaft als Notar erfolgen. Damit ist sichergestellt, dass für den Notarvertreter auf jeden Fall eine beglaubigte Abschrift der Bestellungsurkunde zur Verfügung steht.

(2) Eine dem „Notarattribut“ vergleichbare Bestätigung der Vertretereigenschaft in dem Signaturzertifikat als Nachweis der Notareigenschaft des vertretenen Notars (§ 39a Satz 4 BeurkG) ist nur in seltenen Fällen möglich. Folgende Anforderungen müssen erfüllt sein:
  • Inhaltlich muss ein derartiges Attribut neben der Stellung als Notarvertreter den Namen des vertretenen Notars, den Amtssitz und das Land, in dem das Notaramt ausgeübt wird, enthalten (§ 33 Abs. 4 Satz 1 DONot). Zusätzlich ist zu berücksichtigen, dass es gem. § 39 Abs. 1 BNotO die abstrakte und allgemeine Berufsbezeichnung als Notarvertreter nicht gibt. Vielmehr ist die Notarvertretung stets auf eine genau bestimmte Amtsstelle und auf einen genau festgelegten Zeitraum bezogen.
  • Bei Urkunden des Notarvertreters wäre daher insgesamt erforderlich, dass der Name des vertretenen Notars, dessen Amtssitz und das Land, in dem das Notaramt ausgeübt wird, sowie über die Vorgabe des § 33 Abs. 4 Satz 1 DONot hinaus der Vertretungszeitraum in dem Attribut enthalten sind. Allgemeine Notarvertreterattribute mit unbeschränkter Dauer sind dagegen bereits begrifflich ausgeschlossen.
  • Die das Attribut bestätigende Stelle kann nicht die Notarkammer sein. Während für die Bestätigung der Notareigenschaft mit § 67 Abs. 5 BNotO eine Zuständigkeit der Notarkammern geschaffen worden ist, fehlt eine entsprechende Bestimmung für den Notarvertreter. Bestätigende Stelle kann daher nur die zuständige Landesjustizverwaltung sein. Sie muss in das Zertifizierungsverfahren eingebunden sein.

3. Verbindung (§ 39a Satz 4 BeurkG)

Wird – wie regelmäßig – der Nachweis der Notareigenschaft des vertretenen Notars über eine elektronisch beglaubigte Abschrift der Bestellungsurkunde geführt, ist in besonderer Weise das Tatbestandsmerkmal des „Verbindens“ in § 39a Satz 4 BeurkG zu berücksichtigen. Hieraus ergibt sich die Anforderung für den beurkundenden Notarvertreter, eine Verbindung zwischen der signierten Datei (z.B. der Handels-registeranmeldung) einerseits sowie der Datei mit der elektronisch beglaubigten Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde andererseits herzustellen.

Die Herstellung dieser Verbindung erfolgt durch das Archivierungsformat „ZIP“, mithilfe dessen sich mehrere elektronische Dokumente in einer Datei zusammenfassen lassen. Um diese Verbindung rechtssicher, dauerhaft und mit dem Nachweis der Authentizität herzustellen, ist die ZIP-Datei ihrerseits vom Notarvertreter mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Erst die rechtssichere Verbindung des zu beglaubigenden Dokuments mit dem Nachweis der Notareigenschaft erzeugt die elektronische notarielle Urkunde. Sie ist nach § 39a Satz 4 BeurkG Wirksamkeitsvoraussetzung. Jede einzelne elektronische Urkunde des Notarvertreters muss daher in einer eigenen ZIP-Datei abgebildet werden.

Das nachfolgende Schaubild veranschaulicht die vom Notarvertreter erzeugte elektronische notarielle Urkunde:



4. Praktische Handhabung in SigNotar

Wird das Programm SigNotar verwendet, so läuft die Fertigung von elektronischen notariellen Urkunden durch den Notarvertreter wie folgt ab:

a) Vorbereitung durch Mitarbeiter des Notars
Wenn der Nachweis der Vertreterbestellung in geeigneter elektronischer Form vorliegt, bereitet ein Mitarbeiter des Notars in der SigNotar-Verwaltung die entsprechenden Daten (Name des Vertreters, Vertretungszeit, elektronische beglaubigte Abschrift der Bestellungsurkunde) vor. Bei der Vorbereitung von Abschriften zur Beglaubigung können die Mitarbeiter neben dem Notar auch den Vertreter als „Adressat“ auswählen. Ein für den Vertreter angepasster Beglaubigungsvermerk kann automatisch eingebunden werden. Im Übrigen ändert sich an der Bearbeitung für die Mitarbeiter nichts.

b) Verfahren beim Notarvertreter
Der Vertreter meldet sich bei SigNotar mit seiner eigenen Signaturkarte an. Nachdem er angegeben hat, welchen Notar er vertritt, erhält er Zugriff auf die für ihn vorbereiteten zu signierenden Dateien.

Wie der Notar muss auch der Notarvertreter die eingescannten elektronischen Dokumente, die im Dateiformat TIFF vorliegen, mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur persönlich versehen.

Anschließend wird automatisch die ZIP-Datei erzeugt. Diese enthält einerseits die vom Notarvertreter zuvor signierte TIFF-Dokumentendatei mit der Handelsregisteranmeldung bzw. den Anlagen hierzu und andererseits die elektronische beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde. Die Darstellung der zu signierenden Inhalte weicht wegen des verwendeten ZIP-Formats etwas von derjenigen beim Notar ab. Der Inhalt der einzelnen in der ZIP-Datei enthaltenen Dateien kann auf Wunsch nochmals angesehen werden. Danach muss die ZIP-Datei vom Notarvertreter signiert werden. Die sonstige Handhabung des Programms ist identisch.

5. Lesehinweis

Vgl. hierzu auch das Rundschreiben 25/2006 der Bundesnotarkammer vom 07.12.2006 sowie ausführliche Erörterungen in „SigNotar Anwenderhandbuch

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